แอป Best Productivity ที่คนทำงาน Remote ควรมีติดมือ (ใช้จริง ไม่ใช่โฆษณา)

เมื่อก่อนผมคิดว่าทำงานที่บ้านต้องสบายแน่นอน นอนตื่นสาย ไม่ต้องติดรถ แต่พอได้ลองจริงๆ แล้วบอกตรงๆ เลยว่า งานรกกว่าเดิมอีกครับ 😅 แชทกระจายสามที่ ไฟล์หาไม่เจอ แล้วก็นั่งประชุมเย็นกว่าเดิมเพราะทีมไม่รู้ว่าใครทำอะไรอยู่

จากที่ลองมาหลายปี ผมสรุปได้ว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวเราขี้เกียจนะ แต่มันอยู่ที่เครื่องมือที่เราใช้ต่างหาก เพราะฉะนั้นวันนี้เลยรวมแอป best productivity ที่ผมและทีมใช้จริงมาแบ่งปันกัน ลองดูสิ เผื่อมีตัวไหนที่เหมาะกับคุณ

1. ตัวจัดงานและ To-Do List — หัวใจของทีม Remote

ถ้าจะเลือกแอปเริ่มต้นสักตัว ผมแนะนำให้เริ่มจากพวก task manager ก่อน เพราะมันคือที่รวมงานทั้งทีม ใครทำอะไร ความคืบหน้าเป็นยังไง เห็นได้ในที่เดียวจบ

Notion เป็นตัวที่ผมใช้ตลอดเลยครับ จะทำโน้ต ทำ database งานทีม หรือเก็บไฟล์โปรเจกต์ก็ได้หมด ยืดหยุ่นมาก แต่ต้องใช้เวลาปรับหน่อยนะ อย่าเพิ่งท้อ

Trello ไว้กว่าถ้าอยากได้อะไรง่ายๆ ลากการ์ดไปมา สีสันชัด ทีมที่เพิ่งเริ่มใช้ best productivity tools ด้วยกันจะเข้าใจเร็วมากและ ส่วน Todoist เหมาะกับคนที่ทำงานคนเดียว แต่งานเยอะเป็นพิเศษ

2. แชทและประชุมออนไลน์ — เลือกให้เหมาะกับทีม

หลายทีม remote ตายตรงนี้เลยครับ คุยกันเยอะเกินไป แต่งานไม่เดิน จริงๆ แล้วแชทควรใช้คู่กับตัวจัดงาน ไม่ใช่ใช้แทนกันนะ

Slack แข็งแรงเรื่องแยกห้องตามโปรเจกต์ หาข้อความเก่าง่ายมาก ส่วน Microsoft Teams เหมาะถ้าบริษัทใช้ Office อยู่แล้ว ทุกอย่างต่อกันได้ลื่นๆ

เรื่องประชุม Zoom กับ Google Meet ก็ยังเป็นของคู่กัน แต่เคล็ดลับจริงของ best productivity คือ ลดการประชุมลงครับ ถ้าส่งข้อความได้ อย่าเรียกประชุม เถอะ

3. โน้ต ไฟล์ และการโฟกัส

เรื่องเก็บไอเดีย ผมยกให้ Notion หรือ Evernote ครับ จดไว้ที่เดียว หาเจอเสมอ ดีกว่ากระจายอยู่ในเครื่อง ในแชท ในกระดาษโน้ตที่หายไปแล้ว

ส่วนไฟล์ Google Drive กับ Dropbox ยังคงเป็นมาตรฐาน ประเด็นคือตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้ทีมเหมือนกัน เรื่องเล็กแต่เห็นผลจริงๆ นะ

อีกตัวที่หลายคนมองข้ามคือแอปบล็อกสิ่งรบกวนอย่าง Forest หรือโหมด Focus ในมือถือ ทำงานที่บ้านสิ่งล่อใจเยอะมาก ตู้เย็นอยู่ห่างแค่สิบก้าวจริงๆ

อุปกรณ์ที่ควรมี ถ้าอยากทำงาน Remote แบบเต็มตัว

นอกจากแอปแล้ว ของที่ใช้ด้วยมือก็สำคัญไม่แพ้กันเลยนะ จากประสบการณ์ สามอย่างนี้คุ้มที่สุด

อันดับแรกคือ หูฟังตัดเสียงรบกวน แบบ Sony WH-1000XM5 หรือรุ่นเก่ากว่าก็ได้ ประชุมเสียงชัด แถมตัดเสียงน้องแมวที่ร้องเวลาคุยกับลูกค้าด้วย 555

ต่อมาคือ คีย์บอร์ดกับเมาส์แบบไร้สาย เช่นของ Logitech ตั้งระดับได้ ใช้สบายมือ ทำงานทั้งวันไม่ปวดข้อมือ และถ้าเป็นได้ ลองหา โต๊ะยืนทำงานปรับระดับ มาใช้สลับนั่ง-ยืนดูครับ เหนื่ยยนิดเดียวแต่สดชื่นมาก

เลือกยังไงให้ไม่เปลืองตัว — Pro Tips จากคนผ่านมา

บอกตรงๆ ว่าเรื่องที่คนพลาดบ่อยที่สุด คือสมัครแอปเยอะเกินไป แล้วสุดท้ายไม่ได้ใช้ตัวไหนจริงจังเลย

สูตรของผมง่ายๆ คือ เริ่มจากสองตัวพอ คือตัวจัดงานหนึ่งกับตัวแชทหนึ่ง ใช้ไปสักเดือน แล้วค่อยดูว่าขาดอะไร ค่อยเพิ่มทีละอย่าง แบบนี้ได้ best productivity จริงๆ ไม่ใช่แค่ความรู้สึกว่าเรามีเครื่องมือเยอะ

อีกอย่างคือ ให้ทีมใช้เหมือนกันทั้งทีมนะ ถ้าใครใช้แอปคนละตัว งานก็ยุ่งกว่าเดิม เลือกตัวที่คนในทีมเอาอยู่น่ะแหละดีกว่า

คำถามที่คนถามบ่อย

แอปไหนดีที่สุดสำหรับคนเพิ่งเริ่มทำงาน remote?

ถ้าเพิ่งเริ่ม ผมแนะนำ Notion กับ Google Meet เลยครับ ฟรีใช้ได้เยอะ และเรียนรู้ไม่ยาก ใช้ไปสักพักค่อยขยับไปตัวอื่นก็ได้นะ

ใช้แอปเยอะๆ แล้วจะเปรียบเทียบว่าอันไหน best productivity จริงไหมคะ?

วัดง่ายๆ เลยค่ะ ลองใช้ฟรี 2-3 สัปดาห์ ถ้ารู้สึกว่างานเดินเร็วขึ้นและไม่ต้องมานั่งจำว่าอะไรอยู่ที่ไหน แปลว่าตัวนั้นใช่แล้ว ถ้ายังยุ่งอยู่ ก็เปลี่ยนค่ะ ไม่ต้องกังวล

แอปฟรีกับแบบเสียเงิน ต่างกันมากไหม?

สำหรับงานทั่วไป ของฟรีเอาอยู่ครับ แต่ถ้าทีมใหญ่ ต้องการสิทธิ์ผู้ใช้หรือรายงานละเอียด แบบเสียเงินจะคุ้มกว่า ลองดูว่า pain ของทีมคืออะไรก่อนครับ

ทำงานที่บ้านแล้วสมาธิหายบ่อย ทำไงดี?

กำหนดโซนทำงานให้ชัดเจน ปิดแจ้งเตือนช่วงโฟกัส แล้วลองแอปอย่าง Forest ช่วยกดดันตัวเองเบาๆ ครับ ได้ผลกับผมมากเลย

ต้องเปลี่ยนแอปใหม่ทุกปีไหม?

ไม่จำเป็นเลยค่ะ ถ้าตัวที่ใช้อยู่ยังตอบโจทย์ อย่าเปลี่ยนเพราะกระแส การขยับข้อมูลทีมไปมาเสียเวลามากกว่าที่คิดนะคะ

สุดท้ายแล้ว แอป best productivity ที่ดีที่สุด คือตัวที่เราใช้จริงและใช้ได้ต่อเนื่องนะครับ อย่าเพิ่งรีบสมัครทุกตัวในลิสต์นี้ ลองทีละตัว ดูว่าอะไรเหมาะกับจังหวะงานของเรา เชื่อเถอะว่าพอเจอตัวที่ใช่แล้ว ทำงานที่บ้านมันก็สบายขึ้นจริงๆ แหละครับ 😊