7 Best Productivity แอพและเครื่องมือที่ชาว Remote Worker ต้องมี!

เมื่อก่อนผมเป็นคนหนึ่งที่คิดว่าการทำงานที่บ้าน (Work From Home) ต้องเป็นสุขอย่างแน่นอน นอนตื่นสาย เบาๆ ได้ แต่พอลองมาทำจริงๆ… บอกเลยว่าสมาธิหลุดไปเกลี้ยง ทั้งเตียงนุ่มๆ โซฟาเด้ง แถมข้างในก็มีของกินของใช้กระจัดกระจายไปหมด สรุปคือทำงานไม่เสร็จสักที

บอกตรงๆ ว่าการไม่มีระบบจัดการ ทำให้เราหลงไปกับอะไรเพียบเลย บางวันปิดแล็ปไปดูหนัง บางวันก็หลับไปเลย จนวันนี้ผมเลยต้องมานั่งหาตัวช่วยให้ชีวิตกลับมาตามระเบียบอีกครั้ง

เพื่อนๆ ที่ทำงานแบบ Remote หรือเป็นฟรีแลนซ์คงเข้าใจความรู้สึกนี้ดี เดี๋ยววันนี้เรามาดูแอพและเครื่องมือที่จะมาช่วยเพิ่ม best productivity ให้กับเราได้สบายๆ กันครับ จะมีตัวไหนน่าสนใจบ้าง ลองดูกันเลย!

จัดการงานให้เป็นระบบ ลืมไม่ได้แล้ว!

ตอนทำงานออฟฟิศ เราอาจจะพึ่งพาการเดินไปคุยกับเพื่อนซะเยอะ แต่พอมาทำงานที่บ้านแบบนี้ ไม่มีใครมาเตือนเราแล้วนะ ทุกอย่างต้องพึ่งระบบและตัวเองเป็นหลัก

ตัวแรกที่อยากแนะนำเลยก็คือ Notion แอพนี้บอกเลยว่าเป็นเหมือนสมองกลของเราเลยก็ว่าได้ จะใช้จดไอเดียบันทึกประจำวัน ทำ To-do list หรือจะเอาไว้เก็บไฟล์งานต่างๆ ก็ทำได้หมดเลยครับ

ตอนแรกผมเองก็มองข้ามแอพจำพวกนี้ไปเลย คิดว่าเหนื่อยที่ต้องมานั่งเซ็ตอัพ แต่พอลองใช้จริงจัง ตกใจเลยครับ มันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก ไม่ต้องเปิดแอพไหนเยอะ หรือถ้าใครชอบวิธีการแบบบัตรคำสั่ง (Kanban board) Trello ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกเลยนะ เห็นภาพงานได้ชัดเจนมากว่าสิ่งไหนรออยู่ สิ่งไหนกำลังทำ

ถ้าคิดดีๆ แล้ว การมีแอพจัดการงานที่เข้ากับสไตล์เรา นี่แหละคือหัวใจของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจริงๆ ครับ

คุยงานกับทีมผ่านหน้าจอ ไม่ให้ความหมายตกหล่น

การทำงานกับคนอื่นในทีม แต่ละคนอยู่บ้านคนละคอนโด ความเร็วในการสื่อสารนี่สำคัญมากๆ ครับ แทนที่จะรอเมล์กันทั้งวัน

Slack เป็นแอพที่หลายบริษัทชอบมากเลย มันแบ่งห้องสนทนาเป็นหมวดหมู่ (Channels) ได้ชัดเจนมาก หรือใครที่อยากได้ของฟรีที่ใช้งานได้เร็วและประหยัดทรัพย์ ก็สามารถใช้แอพยอดฮิตอย่าง Discord หรือ LINE ก็ได้นะ ขอแค่ทีมตกลงกันได้ก็พอแล้ว

แต่เดี๋ยวก่อน… ถ้าต้องคุยกันเรื่องเร่งด่วนมากๆ จะโทรหากันตรงๆ เลยก็ดีกว่าเลยนะ บางครั้งการได้ยินเสียงกันตรงๆ แก้ปัญหาได้เร็วกว่าการพิมพ์อยู่ครึ่งวันแน่นอนครับ การเลือกช่องทางสื่อสารให้เหมาะสมกับเนื้องานนี่แหละคือสิ่งสำคัญที่ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่เรียกว่า best productivity เลยล่ะ

เก็บไอเดียและงานเขียนที่ไม่มีวันหาย

หลายครั้งที่เรากำลังทำงานอยู่ แล้วมีความคิดสุดยอดแวบขึ้นมาในหัว ถ้ารอจดในสมุดจริงๆ อาจจะไม่ทันแล้วล่ะ

Evernote ก็เป็นอีกหนึ่งคลาสสิกที่ใครหลายคนยังใช้กันอยู่เลย ถ่ายรูปสมุดบันทึก เซฟเว็บเพจ หรือทำเป็นไฟล์เสียงไว้ฟังเองก็ยังได้ แอพนี้เก็บได้ครบวงจรเลยจริงๆ ครับ

หรือถ้าใครเป็นสายคนชอบใช้มือถือจดบันทึกตลอดเวลา ผมแนะนำ Google Keep เลย มันเบา ดูเรียบร้อย และซิงค์ข้อมูลไปได้ทุกที่เลย ไม่ต้องกังวลเรื่องการเสียข้อมูลเลย ลองดูสิครับ ง่ายมากและ

ทีนี้มาดูตัวนี้กันบ้าง Miro สำหรับคนที่ต้องทำงานเกี่ยวกับการระดมสมอง (Brainstorming) วาดแผนผังความคิด หรือต้องการทำ Flowchart ให้ทีมเห็นภาพตรงกัน มันก็เป็นกระดานสีขาวออนไลน์ที่ใช้งานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้จริงเลยนะ

อุปกรณ์เสริม (Gadgets) สาย Work From Home ที่ต้องมีติดบ้าน

การจะใช้แอพต่างๆ ให้คุณค่าสูงสุด เราก็ต้องมีของแถมที่เข้ามาช่วยให้การทำงานเรานั้นลื่นไหลและปราศจากสิ่งรบกวนนะครับ จากประสบการณ์ที่ลองมา ผมว่าของพวกนี้สำคัญมากจริงๆ

• หูฟังลดเสียงรบกวน (Active Noise Cancelling): แนะนำเลยว่าควรลงทุนซักตัว แบรนด์ดังอย่าง Sony หรือ Bose นี่ทำได้ดีมาก บอกเลยว่าคุ้มทุกบาทเลย ช่วยตัดเสียงรบกวนจากภายนอกออกไปได้เยอะมากๆ
• จอมอนิเตอร์ (External Monitor): ใครที่ต้องเปิดโปรแกรมหลายๆ อย่างพร้อมกัน การมีจอเสริมสักจอนี่ช่วยลดเวลาทำงานไปได้เยอะเลย ลองหาจอขนาด 24 ถึง 27 นิ้วมาวางติดบ้านดูสิครับ ทำงานได่สบายตามากขึ้น
• แท่นวางโน้ตบุ๊ก (Laptop Stand): สิ่งเล็กๆ ที่หลายคนมองข้าม แต่เชื่อเถอะว่าช่วยเรื่องอาการปวดคอหลังได้ดีทีเดียว สมุดปกอ่อนเสริมท่านั่งให้เป็นระบบระเบียบ

ตัวช่วยพวกนี้แหละครับ ที่จะทำให้ชีวิตการทำงานของเราเนียนขึ้น ลองหามาติดบ้านกันดูนะ รับรองว่าเปลี่ยนชีวิตได้จริงๆ

ข้อดีและข้อเสียของการใช้เครื่องมือเยอะ

ฟังดูเหมือนว่าแอพพวกนี้จะเป็นคำตอบของทุกอย่างใช่มั้ยล่ะ? บอกเลยว่าไม่เสมอไปนะครับ จากที่ผมสังเกตมา บางครั้งการดาวน์โหลดแอพมาใช้เยอะเกินไป ก็กลับกลายเป็นว่าเราต้องมานั่งดูแลระบบแอพแทน เสียเวลาเปล่าๆ อีก

สิ่งที่สำคัญที่สุด คือการเลือกใช้ให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของเราเอง ไม่ใช่ว่าใครแนะนำอะไรมา เราจะต้องโหลดมาใช้ให้หมดทุกตัวเลย เพราะนั่นอาจจะทำให้ระบบการทำงานของเรารกไปกว่าเดิมนะ

การค้นหาและคัดเลือกเครื่องมือให้ได้มาซึ่ง best productivity จึงไม่ใช่แค่การมีแอพดีๆ แต่คือการจัดสรรสมดุลย์ให้ได้ว่าอะไรสำคัญจริงๆ สำหรับตัวเราเอง ลองเลือกมาแค่ 1-2 ตัวที่เข้ากับเราที่สุดก็พอแล้วครับ

สรุปส่งท้าย: ลองปรับใช้ดูนะ!

เป็นยังไงกันบ้างครับ กับรายชื่อแอพและเครื่องมือที่ผมเอามาฝากกันวันนี้ หวังว่าจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆ ที่กำลังหาวิธีจัดการชีวิตการทำงานแบบ Work From Home กันไม่มากก็น้อยนะครับ

สุดท้ายนี้อยากจะบอกว่า ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้เครื่องมือแบบไหน สิ่งที่จะทำให้คุณบรรลุเป้าหมายสูงสุดก็คือ ‘วินัยในตัวเอง’ นั่นเองครับ แอพก็เป็นแค่ตัวช่วย แต่ตัวเรานี่แหละคือคนสำคัญที่ต้องคอยกดบันทึกและติ๊กงานว่าเสร็จไปเรื่อยๆ นะครับ

ลองเริ่มจากตัวเล็กๆ ก่อนเลย ไม่ต้องรีบเปลี่ยนทุกอย่างพร้อมกัน แล้ววันนี้จะเป็นวันที่น่าประทับใจสำหรับการเริ่มต้นสาย Work From Home ของเราแน่นอนครับ