จัดระเบียบการทำงานทะเลาะ: 7 Best Productivity Apps ที่ต้องมีติดเครื่อง

บอกตรงๆ ว่าการได้ใช้เวลากับครอบครัวมันคุ้มค่ากว่าการมานั่งกุมขมับหาเอกสารเป็นไหนๆ หลายคนอาจจะเคยรู้สึกเหมือนกันว่าเรามีเวลาทำงานน้อยลง แต่งานกลับเยอะขึ้นเรื่อยๆ ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานทะเลาะง่ายขึ้น บทความนี้คือคำตอบครับ

วันนี้ผมเอา best productivity tools ที่ใช้ทำงานจริงมารวมไว้ในที่เดียว เพื่อนๆ ที่ทำงานนอกสำนักงานหรือต้องประสานงานกันหลายๆ ที่น่าจะรู้จักดี ลองมาดูกันเลยว่ามีตัวไหนน่าสนใจบ้าง

Notion คือตัวช่วยเรียบเรียงความคิดที่ยอดเยี่ยม

ถ้าพูดถึงการทำงานทะเลาะที่ต้องจดบันทึกและรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ แหล่ง Notion ถือเป็นหนึ่งใน best productivity apps ที่ต้องติดตั้งเลยครับ มันไม่ได้เป็นแค่โปรแกรมจดบันทึกธรรมดา แต่มันคือพื้นที่ทำงานเล็กๆ ของคุณเอง

คุณสามารถสร้างตาราง ลิสต์งาน หรือแม้แต่บทความบนนั้นได้ทั้งหมด ที่สำคัญคือมันสามารถแชร์ให้คนในทีมเข้ามาดูและแก้ไขด้วยกันได้แบบเรียลไทม์ บอกเลยว่าสบายมาก ไม่ต้องเสียเวลาส่งไฟล์ไปมาให้ปวดหัว

ผมเคยเจอมากับตัวเองเลย ก่อนหน้านี้ใช้โปรแกรมเยอะมาก จดอันนั้นนิดหน่อย ลิสต์งานอีกที่นึง พอจะหาข้อมูลปุ๊บก็ไม่รู้ว่าเก็บไว้ที่ไหน พอมาใช้ Notion เนี่ย รวมเป็นหนึ่งเลย ความเร็วในการทำงานเบาขึ้นเยอะมาก

บริหารเวลาให้ตรงจุดกับ Toggl Track

หนึ่งในสิ่งที่ทำให้การทำงานทะเลาะเสร็จช้าก็คือการจัดการเวลาไม่ได้นะเอง แต่ละวันเราอาจจะนึกว่าตัวเองทำงานเต็ม 8 ชั่วโมง แต่ถามจริงๆ ว่าเวลาที่เราโฟกัสจริงๆ มีกี่นาทีกัน ลองมาดูวิธีที่จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้น

ผมอยากแนะนำ Toggl Track มันเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณรู้ว่าเวลาเดินไปไหน แค่กดเริ่มต้นก่อนจะทำงานชิ้นนั้น แล้วกดหยุดเมื่อทำเสร็จ สิ่งที่คุณจะได้คือรายงานที่บอกว่างานไหนกินเวลาไปมากที่สุด

บางคนบอกว่าแค่นี้ก็รู้อยู่แล้วไม่ใช่เหรอ จริงอยู่ครับ แต่คนเรานี่มักจะตีโจทย์ตัวเองได้ไม่ค่อยตรง ลองใช้ดูสัปดาห์เดียวคุณจะตกใจเลยว่าบางทีเราอาจจะเสียเวลาไปกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ได้สร้างคุณค่าอะไรเลย

Asana เพื่อนคู่ใจคนทำงานเป็นทีม

ถ้าคุณทำงานเป็นกลุ่มการสื่อสารและการแบ่งหน้าที่ก็คือหัวใจสำคัญ Asana เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่จัดการเรื่องนี้ได้ดีมากๆ คุณสามารถสร้างโปรเจกต์ขึ้นมาใหม่ แล้วกำหนดว่าใครจะเป็นคนทำอะไรบ้าง พร้อมกำหนดกำหนดส่งมอบงานได้เลย

ที่สุดยอดไปกว่านั้นคือมันมีหน้าต่าง Timeline ให้คุณเห็นภาพรวมทั้งหมดว่าทีมเรากำลังอยู่ตรงไหน และมีงานชนกันรึเปล่า ถือเป็น best productivity tool สำหรับการทำงานเป็นทีมที่ไม่ควรมองข้ามเลยครับ

จากที่ลองมา Asana ช่วยลดความสับสนในการประสานงานได้เยอะมาก ไม่ต้องมานั่งทักหากันว่างานเสร็จหรือยัง เพราะทุกอย่างอยู่ในระบบหมด ลองดูสิครับเปิดหน้าโปรเจกต์ปุ๊บก็เห็นความคืบหน้าทันที

โฟกัสเรื่องเอกสารสำคัญกับ PDF Reader Pro

การทำงานทะเลาะมักจะเกี่ยวข้องกับการต้องรับส่งเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบเสร็จ หรือไฟล์รายงานต่างๆ การมีโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ที่ดีสักตัวจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก ผมขอแนะนำ PDF Reader Pro เพราะมันไม่ได้แค่อ่านอย่างเดียว

คุณสามารถเน้นข้อความสำคัญ ใส่คอมเมนต์ หรือแม้แต่แก้ไขและรวมไฟล์ PDF ได้โดยตรงเลย บางคนอาจจะชอบเซฟเป็นภาพ โปรแกรมนี้ก็ช่วยแปลงรูปแบบไฟล์ต่างๆ ได้สะดวกสบายมาก ถือเป็น best productivity อีกตัวที่ทำงานได้จริง

คิดดูง่ายๆ เวลาเจอลูกค้าส่งสัญญาภาษาอังกฤษมา คุณก็แค่เปิดโปรแกรมนี้ขีดเส้นใต้คำที่ไม่รู้จัก แล้วใส่โน้ตไว้เพื่อถามทีมหรือทนายความ ง่ายมากและ

คุยงานให้เป็นเรื่องเป็นราวกับ Slack

ถ้าคุณยังใช้อีเมลในการคุยงานกันทุกเรื่อง มีอีเมลค้างอยู่หลายพันฉบับรึเปล่า ผมว่าถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนแล้วล่ะ Slack เป็นแพลตฟอร์มสื่อสารที่เอาไว้คุยงานสำหรับทีมโดยเฉพาะ มันมีการแยกห้องสนทนาหรือที่เรียกว่า Channel ให้คุณจัดการตามหัวข้อหรือโปรเจกต์

คุณสามารถแชร์ไฟล์เอกสาร โทรเข้าหากัน หรือแม้แต่เชื่อมต่อกับ Google Drive เพื่อดูตารางงานได้ทันที บอกเลยว่ามันช่วยให้การทำงานเป็นระบบระเบียบขึ้นเยอะมาก ข้อความคุยก็ไม่กลายเป็นสแปมเหมือนเวลาเราใช้อีเมลคุยกัน

มาดูต่อกันดีกว่า ในเรื่องของการคุยงานแบบทางการ Slack ยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า Threads คือถ้าคุณมีคำถามเฉพาะเจาะจงในข้อความนั้น คุณก็ตอบในกระทู้ย่อยได้ ทำให้ห้องสนทนาหลักดูสะอาดตาและไม่ปนเปื้อนกัน

โปรทิปส์: อุปกรณ์เสริมที่ทำให้ทำงานได้ไวขึ้น

นอกจากแอพพลิเคชันแล้ว การมีอุปกรณ์เสริมที่ดีก็ช่วยได้เยอะเหมือนกันนะ ลองมาดูว่าควรมีอะไรบ้าง

1. Logitech MX Master 3S
เมาส์บลูทูธตัวนี้สุดยอดมากครับ ถ้าคุณใช้โน้ตบุ๊กทำงาน การมีเมาส์ไร้สายที่ใช้งานสบายจะช่วยลดอาการปวดมือได้เยอะ แถมมันตั้งค่าปุ่มต่างๆ ให้กดเป็นชอตคัตสำหรับโปรแกรมต่างๆ ได้เลย เช่นเลื่อนหน้าจอ สลับหน้าต่าง

2. หูฟังตัดเสียงรบกวน Sony WH-1000XM5
สำหรับคนทำงานทะเลาะที่บ้าน บางทีเสียงรบกวนเยอะมาก หูฟังตัดเสียงรบกวนจะเป็นตัวช่วยเหลืออันดับต้นๆ เลย เพราะมันจะช่วยดึงคุณเข้าสู่โซนของการทำงานได้เร็วที่สุด ลองเปิดเพลงบรรเลงเบาๆ แล้วใส่หูฟังตัวนี้ดูสิครับ สุดยอดจริงๆ

3. จอมอนิเตอร์ขนาด 24-27 นิ้ว
การต่อจอมอนิเตอร์เพิ่มจะเปลี่ยนชีวิตคุณไปตลอดกาลเลยครับ โดยเฉพาะถ้างานต้องเปิดเอกสารและโปรแกรมเยอะๆ การเห็นข้อมูลพร้อมกัน 2 หน้าจอช่วยให้คุณไม่ต้องคอยสลับหน้าต่างไปมาจนปวดหัว

สรุปมุมมองส่วนตัว

ก่อนจะจบ ผมอยากบอกว่าเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้เวิร์กซะจนหมดกับทุกคนหรอกนะ มันขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณด้วย แต่ละตัวเองก็มีจุดเด่นที่แตกต่างกัน สิ่งที่ดีที่สุดคือการลองเลือกมาสัก 1-2 ตัวที่คิดว่าจะเข้ากับสไตล์การทำงานของเราที่สุดแล้วลองใช้ดูสักพัก

บางครั้งการมีเครื่องมือดีเกินไปก็ทำให้เราต้องเสียเวลาเรียนรู้การใช้งานนานเกินไป ผมว่าแค่เริ่มจากพื้นฐานให้ได้ก่อน แล้วค่อยค่อยๆ ปรับตามความต้องการของตัวเองดีกว่าครับ หวังว่าจะเป็นแนวทางที่ดีให้เพื่อนๆ ที่กำลังปรับตัวจัดระเบียบการทำงานนะครับ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำงานทะเลาะ

Q1: ถ้าเพิ่งเริ่มทำงานทะเลาะควรเริ่มต้นใช้แอพไหนดีก่อนเป็นอันดับแรก

ถ้าเพิ่งเริ่มต้นจริงๆ ผมแนะนำให้ลองเริ่มจาก Notion เลยครับ เพราะมันเป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นสูงมาก เราสามารถเริ่มจากการใช้แค่จดบันทึกก่อน แล้วค่อยขยายไปทำตารางบริหารจัดการโปรเจกต์หลังจากนั้นได้

Q2: ระหว่าง Asana กับ Trello ตัวไหนเหมาะกับทีมเล็กกว่า 5 คนมากกว่ากัน

สำหรับทีมขนาดเล็ก Trello อาจจะตอบโจทย์กว่าครับ เพราะมันใช้งานง่ายกว่ามาก ดูเป็นภาพกราฟิกเข้าใจง่าย แต่ถ้าทีมเริ่มโตขึ้นและงานซับซ้อนขึ้น Asana จะเหมาะกว่าครับ

Q3: ผมกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลในแอพเหล่านี้พอสมควร ควรทำอย่างไรดี

เรื่องนี้สำคัญมากครับ ผมแนะนำให้เลือกเครื่องมือที่มีการเข้ารหัสแบบ End-to-End Encryption และมีระบบเข้าสู่ระบบด้วยขั้นตอนการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน (2FA) เพื่อความปลอดภัยสูงสุดของข้อมูล

Q4: มีวิธีใดที่จะช่วยให้การใช้งานเครื่องมือเหล่านี้ไม่กลายเป็นภาระในการทำงานไหม

ผมว่าต้องตั้งกฎในการใช้งานร่วมกันในทีมนะครับ เช่น กำหนดเวลาเช็คข้อความบน Slack หรือกำหนดกรอบการใช้งานแต่ละแอพให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้มันกลายเป็นสิ่งที่คอยขัดจังหวะการทำงานของเรา

Q5: ถ้าหากต้องการเครื่องมือเฉพาะทางสำหรับงานออกแบบ ควรเลือกใช้แอพไหนดี

สำหรับงานออกแบบผมแนะนำ Figma ครับ เพราะมันเป็นเครื่องมือที่นักออกแบบส่วนใหญ่ใช้กัน และสามารถร่วมกันทำงานแบบ Real-time กับทีมได้เลย ฟังก์ชันครบและใช้งานง่ายมากครับ