7 Best Productivity แอพและเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับคน Work From Home

เมื่อก่อนตอนที่ผมเพิ่งเริ่มทำงานที่บ้าน บอกตรงๆ เลยว่ามันวุ่นวายมาก ตื่นมาตอนเก้าโมง เปิดแล็ปท็อปแล้วก็ไม่รู้จะเริ่มจากไหน งานเข้าเมล์ ข้อความแชทเข้ามาแทบตามไม่ทัน ตกเย็นมานั่งดูแล้วทำไปได้ไม่กี่อย่างเอง

แต่ลองผิดลองถูกอยู่นาน จนมาเจอชุดเครื่องมือที่เข้ากับตัวเองจริงๆ ชีวิตก็เลยเปลี่ยนไปเลย วันนี้ก็เลยอยากเอาที่ถูใช้ประจำมาแชร์กัน เผื่อใครกำลังมองหา best productivity เครื่องมือไว้ช่วยจัดการความวุ่นวายในแต่ละวันอยู่ด้วย

1. Notion: ทุกอย่างอยู่ในที่เดียวจบจริง

ถ้าพูดถึงการจดโน้ตหรือทำ to-do list แล้ว ของผม Notion เป็นอันดับหนึ่งเลย ตอนแรกก็มึนๆ กับหน้าตาของมันเหมือนกันนะ เพราะมันดูเป็นกระดานเปล่าๆ ให้เราจัดเองหมด

แต่พอได้ลองดู template ของเขาบ้าง ก็รู้เลยว่าจะทำอะไรยังไง มันเอาไว้ทำได้ตั้งแต่จดบันทึกงานประจำวัน ไปจนถึงจัดการโปรเจกต์ใหญ่ๆ แถมทำตารางคำนวณบนนั้นก็ได้หมด บางทีผมก็แอบทำตารางเก็บเงินในนั้นแทนเลย

ข้อดีที่สุดคือทีมเราสามารถแชร์หน้านั้นเป็นหน้า workspace ร่วมกันได้ แก้ไขสดๆ และเห็นกันแบบเรียลไทม์ เป็นสิ่งที่ทำให้มันขึ้นแท่น best productivity แอพในดวงใจผมไปแล้ว

2. Trello: ลากบัตรงานเสร็จแล้วมีความสุขที่สุด

ใครชอบเห็นภาพงานเป็นชิ้นๆ ขอแนะนำ Trello เลยครับ ตัวนี้จะเป็นการทำงานแบบ Kanban board คือมีสดมภ์ให้เราลากการ์ดงานไปมา เริ่มจาก To Do ลากไป Doing แล้วจบที่ Done

มันเหมาะมากสำหรับคนที่ชอบเห็นว่ามีอะไรต้องทำบ้าง และเสร็จไปแล้วกี่ชิ้น แค่ได้ลากการ์ดไปแปะที่ช่อง Done ก็รู้สึกดีใจยิ่งกว่าตอนได้เงินเดือนออกเสียอีก (โอเค อาจจะกลืนกันนะ ฮ่าๆ) ของมันคือง่าย ไม่ซับซ้อน และเข้าใจได้ทันที

3. Slack: แชทงานที่ไม่ปนกับแชทส่วนตัว

ปัญหาใหญ่ของการทำงานทางไกลคือการสื่อสารครับ เพราะเราไม่ได้นั่งหันหลังให้กันแล้วถามง่ายๆ ผมเคยใช้ไลน์คุยงานกับทีม ตกใจเลยครับ มันปนกับข้อความส่วนตัวจนน่าปวดหัวมาก

พอมาใช้ Slack เรื่องก็เรียบร้อยขึ้นเยอะมาก เพราะมันแยกห้องคุยเป็น channel ชัดเจน แถมเวลาตอบกลับก็สามารถ reply เป็น thread ได้ เวลาตามอ่านเนื้อหาที่คุยกัน ก็เลยไม่หลุดประเด็นเลย

แถมมันเชื่อมกับ Google Drive หรือ Calendar ได้สบายๆ อีก บอกเลยว่าถ้าทีมคุณยังไม่มีแอพนี้ ควรจัดเลย มันคือ best productivity เครื่องมือที่จะช่วยเซฟเวลาในการคุยกันไปได้ครึ่งหนึ่งเลย

4. Asana: เจ้านายรัก ลูกน้องผู้ตาม ชีวิตดีขึ้น

มาดูตัวนี้กันบ้าง หลายคนบอกว่า Asana อาจจะใหญ่ไปสำหรับทีมเล็กๆ แต่ถ้าทีมคุณเริ่มมีความซับซ้อน มีงานที่ต้องส่งต่อกันหลายๆ มือ ตัวนี้เป็นตัวเลือกที่น่าประทับใจมาก

มันแบ่งงานเป็น project, task และ subtask ได้ละเอียดมาก แถมเราเซ็ต deadline ให้แต่ละคนได้ชัดเจน เวลาใครทำเสร็จก็ติ๊กถูกได้เลย เหมาะกับคนที่ชอบความเป็นระบบระเบียบสูงๆ หน่อย

5. Focus To-Do: สายโฟกัสต้องมี

เคยนั่งหน้าจอแล้วเสียสมาธิไปเรื่อยเปื่อยไหมครับ คือเปิดเน็ตไปเรื่อยเปื่อย สุดท้ายงานไม่เสร็จ ผมเองก็เคยเจอมาแบบนั้นเหมือนกัน จนมาลองใช้เทคนิค Pomodoro กับแอพที่ชื่อว่า Focus To-Do

หลักการของมันคือตั้งเวลา 25 นาทีให้โฟกัสกับงาน แล้วพัก 5 นาที จบรอบหนึ่งก็วนซ้ำ ลองดูสิ ตอนแรกก็คิดว่าจะทำไหวเหรอ แต่เชื่อเถอะ เวลามันบีบให้เราทำงานเร็วและรวดเร็วขึ้นมากจริงๆ

ของแนะนำที่จะทำให้ Work From Home สบายขึ้น

นอกจากแอพดีๆ แล้ว ของใช้สักนิดก็สำคัญนะครับ ลองมาดูว่ามีอะไรที่เราควรจัดเติมให้โต๊ะทำงานบ้าง

1. จอมอนิเตอร์ (Monitor) เพิ่มสักจอ
ต่อแล็ปท็อปกับจอ 27 นิ้วสักลูก บอกเลยว่าตาคุณจะขอบคุณ และทำงานได้เร็วขึ้นเยอะมาก เพราะไม่ต้องสลับหน้าต่างไปมา

2. คีย์บอร์ด (Mechanical Keyboard)
ใครเคยพิมพ์งานทั้งวันแล้วนิ้วเมื่อย ขอแนะนำให้ลองคีย์บอร์ดแบบ mechanical ดูครับ เสียงพิมพ์ก็เพราะดี แถมพิมพ์สบายนิ้วมาก

3. โคมไฟส่องสว่าง (Desk Lamp)
การทำงานในที่แสงน้อยทำลายสายตาและทำให้ง่วงนอนเร็วกว่าปกติ การมีโคมไฟที่ปรับอุณหภูมิแสงได้ ถือเป็นของจำเป็นสำหรับการทำงานยามค่ำคืนเลย

การจัดสรรสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมกับการทำงาน ก็ถือเป็นอีกหนึ่ง best productivity เครื่องมือที่ซื้อหาได้ง่ายๆ และเห็นผลชัดเจนเลยนะ

บทสรุปจากประสบการณ์จริง

สุดท้ายแล้ว แอพหรือเครื่องมือเนี่ย มันก็แค่ตัวช่วยนะครับ สำคัญที่สุดคือเราต้องลองหยิบมาใช้แล้วปรับให้เข้ากับสไตล์การทำงานของเราเอง บางคนอาจจะชอบความเรียบง่ายแบบ Trello แต่บางคนอาจจะต้องการความละเอียดแบบ Asana

ลองเลือกดูสัก 2-3 ตัวที่คิดว่าจะเข้ากับเราที่สุดแล้วเริ่มใช้งานได้เลย การหา best productivity เครื่องมือสักตัวเพื่อมาช่วยจัดการชีวิต มันคือการลงทุนที่คุ้มค่ามากๆ ครับ

FAQ – คำถามที่คนถามบ่อย