7 Best Productivity แอพและเครื่องมือเด็ดๆ สำหรับ Remote Worker ครับ

บอกตรงๆ ว่าการทำงานแบบ Work from Home มันไม่ได้โรแมนติกหรือสบายอย่างที่หลายคนคิดเลยนะ ตอนแรกที่ผมเปลี่ยนมาทำงานที่บ้าน นึกว่าจะได้ตื่นสาย ใส่ชุดนอกรับงาน แต่ความจริงคือเผลอทำงานหนักกว่าตอนอยู่ออฟฟิศอีก งานทะลัก แชตงานเด้งไม่หยุด ปวดหัวตึ้บเลยครับ

สภาพแบบนี้ถ้าเราไม่มีตัวช่วยจัดการเรื่องเวลาและงาน รับรองว่าสติแตกก่อนถึงกลางเดือนแน่ๆ ผมเลยทดลองหาแอพมาใช้ตั้งหลายตัว จนเจอของจริงที่ช่วยให้ชีวิตรอด วันนี้เลยรวบรวมตัวที่ว่ากันว่าเป็น best productivity เครื่องมือสำหรับคนทำงานยุคนี้มาฝากกันครับ

ถ้าคุณกำลังเบื่อหน่ายกับความรกของงาน หรือทีมเริ่มคุยกันไม่รู้เรื่อง ลองเอาไปดูสิ รับรองว่าช่วยได้เยอะจริงๆ

1. จัดการงานให้เป็นระบบกับ Trello และ Asana

เรื่องที่ปวดหัวที่สุดของการทำงานทีมละ คือการตามงานกัน ว่าใครทำถึงไหน คนหนึ่งเสร็จ อีกคนยังไม่เริ่ม งานก็เลยค้าง ตรงนี้เลยต้องเอา Task Management เข้ามาช่วยครับ

ของโปรดผมคงหนีไม่พ้น Trello มองภาพง่ายสุด ลากการ์ดจาก To-do ไป Doing แล้วไป Done คล้ายๆ กับเอากระดานโน้ตมาแปะบนผนังเลย ทีนี้มาดูตัวนี้กันบ้าง Asana มันจะเหมาะกับงานที่ซับซ้อนกว่าหน่อย เพราะแยก sub-task ได้ลึกกว่า ติดกำหนดวันครบกำหนดชัดเจนมาก

ถ้าคิดดีๆ แล้ว การมีแอพที่เห็นภาพรวมของงานทั้งทีม มันคือก้าวแรกของการเรียกว่าทำงานที่มี best productivity เลยก็ว่าได้ เพราะเราไม่ต้องเสียเวลามานั่งถามกันว่าเสร็จยัง

2. สื่อสารกันให้เคลียร์กับ Slack และ Notion

แต่เดี๋ยวก่อน ตอนที่ทำงานเป็นทีม การคุยกันก็สำคัญไม่แพ้กันนะ ผมเคยเจอมากับตัว ตอนแรกใช้แชตธรรมดาเลยข้อมูลหายไปกองกลาง หาไม่เจอสักทาง ตกใจเลยครับ

หลายคนบอกว่า Slack คือคำตอบสำหรับการแชตของคนทำงานจริงๆ มันแยกห้อง (Channel) ตามโปรเจกต์ได้ชัดเจนดี อยากคุยเรื่องไหนก็เข้าห้องนั้น ไม่ปนกัน

ส่วน Notion นี่ถ้าใครยังไม่เคยใช้ ต้องลองดูสิ เป็นได้ทั้งที่เก็บเอกสาร ฐานข้อมูล หรือจะทำ wiki ของบริษัทเลยก็ได้ มัดรวมไว้ที่เดียวจบ เรียกว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้นมาก

3. คุมเวลาอย่างเหนียวแน่นด้วย Pomodoro Timer

การทำงานที่บ้าน หลายคนเจอปัญหาเรื่องสมาธิหลุดง่ายมาก แมวเดินผ่านก็ต้องหันไปถ่ายรูป หิวก็เดินไปกินของ เวลาเลยผ่านไปฟรีๆ เปล่าๆ สารภาพผมเองก็เคยเจอ555

เทคนิคที่ใช้แล้วได้ผลดีมากๆ คือการใช้สมาธิแบบ Pomodoro ทำงาน 25 นาทีแล้วพัก 5 นาที ตอนนี้มีแอพบนมือถือให้โหลดเยอะแยะเลยครับ ผมเองใช้แอพที่ชื่อว่า Focus To-Do อยู่ มันทั้งตั้งเวลาได้ ทั้งเก็บสถิติว่าวันนี้เราโฟกัสไปกี่ชั่วโมง

ลองทำตามดูสิ แค่เปลี่ยนนิสันการทำงานนิดเดียว คุณจะรู้เลยว่าอะไรคือ best productivity ที่เกิดขึ้นกับคุณได้ทุกวันจริงๆ

4. เรื่องอุปกรณ์เสริม คือเรื่องของชีวิต (Pro Tips & Things You Need)

ถึงแม้จะมีแอพดีๆ แล้ว แต่ถือว่าของใช้สักหน่อยก็มีส่วนสำคัญมากนะ การนั่งทำงานหน้าจอทั้งวัน ตาแห้ง หลังบวม แถมหูฟังปกติใส่ไปกี่ชั่วโมงก็ปวด บอกเลยว่านี่คือสิ่งที่คุณต้องมี

สิ่งแรกเลย หูฟังตัดเสียงรบกวนหรือ Noise-Canceling Headphones (เช่นพวก Sony WH-1000XM4 หรือรุ่นใหม่ๆ) ถือว่าเป็นของพระเจ้าเลยครับ สวมใส่แล้วโลกเงียบไปเลย โฟกัสกับงานได้แน่นอน ส่วนตัวโปรดก็จะเป็นของฝั่ง Sony นะ ใส่สบาย ตัดเสียงได้ดีระดับตำนานจริงๆ

อันที่สองคือจอมอนิเตอร์ (Monitor) ที่สูงและกว้างพอ การทำงานแบบ Remote แทบจะเป็นเรื่องจำเป็นเลย จอเดียวมันเปิดเอกสารตัวเต็มจอ จอเล็กไป แนะนำว่าหาจอขนาด 24-27 นิ้ว มาต่อเพิ่ม แล้วตั้งบนแท่นยกจอ (Monitor Stand) ให้ระดับสายตา เพื่อไม่ให้คอเอียงไปตลอดเวลา นี่แหละคือการลงทุนที่คุ้มสุดๆ ไปเลย

5. จัดการความปวดหัวในการประชุมออนไลน์

ทำงานที่บ้านทีไร ประชุมกันทุกวันแน่นอน Zoom, Google Meet หรือ Microsoft Teams ตามแต่ที่บริษัทกำหนด แต่บางครั้งสัญญาณไฟหรือเน็ตมันไม่ค่อยดี ภาพกระตุก เสียงสะดุด ประชุมไป 1 ชั่วโมง งานไม่รู้เรื่องสักที

เคล็ดลับจากที่ลองมาคือ พยายามเตรียมเน็ตสำรองเอาไว้เสมอ และก่อนประชุมควรปิดแท็บที่ไม่จำเป็นในเบราว์เซอร์เด็ดขาด เครื่องจะได้ไม่ทำงานหนักจนกระตุก ประหยัดเวลาไปได้เยอะเลยครับ

หลายคนมองว่า best productivity คือการใช้แอพฉลาดๆ แต่สำหรับผม การเตรียมตัวที่ดีตั้งแต่สภาพแวดล้อมรอบตัว น่าจะดีกว่ามากครับ

FAQ คำถามที่คนถามบ่อยๆ

1. ถ้าเพิ่งเริ่มทำงาน Remote ควรเริ่มต้นใช้แอพตัวไหนดีก่อนครับ?

ผมแนะนำให้เริ่มจาก Trello กับ Google Workspace ก่อนเลยครับ เพราะใช้ง่ายสุด ฟรี และเพียงพอสำหรับการทำงานพื้นฐานแล้วครับ พอทำเป็นระบบได้แล้วค่อยไปลองของเยอะๆ

2. จะรู้ได้ยังไงว่าแอพไหนคือ best productivity สำหรับเราจริงๆ?

ต้องลองใช้ดูสัก 1-2 สัปดาห์ครับ ดูว่ามันเข้ากับ Flow การทำงานของเรามั้ย ถ้ารู้สึกว่าใช้ยากหรือเสียเวลาไปกับการจัดการแอพเอง ก็แปลว่าไม่ใช่ ของที่ดีต้องทำให้เราทำงานง่ายขึ้นครับ

3. การใช้แอพหลายๆ ตัวพร้อมกัน ดีไหมคะ?

ไม่เหมาะเลยค่ะ ควรเลือกให้น้อยแต่โดน การใช้หลายเครื่องมือจะทำให้สมองเราต้องคอยปรับตัวและสลับไปมา เสียสมาธิการทำงานได้ค่ะ

4. มีแอพที่ช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นไหมครับ แบบพิมพ์เร็วๆ?

มีครับ ลองโหลด Text Expander ดูสิ จะช่วยขยายคำที่เราตั้งคำสั้นๆ ไว้เป็นประโยคยาวได้ ลดเวลาการพิมพ์เรื่องซ้ำๆ ได้เยอะสุดๆ ไปเลยครับ