คัดมาแล้ว! Best Productivity Apps สำหรับคนทำงาน Remote ที่จะช่วยเซฟเวลาคุณ

เมื่อไรก็ตามที่เราเปลี่ยนมาทำงานแบบ Remote หรือ Work from Home เต็มตัว สิ่งแรกที่เราจะเจอเลยคือการถูกข้อความแชท อีเมล และงานรบกวนจากทุกทิศทุกทางครับ ตื่นเช้ามาเปิดคอมแล้วรู้สึกเหมือนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนก่อน เคยเป็นแบบนี้ไหมล่ะ?

ผมเองก็เคยเจอมากับตัวเลยจริงๆ พอไม่มีเพื่อนนั่งข้างๆ ให้ชวนคุยหรือช่วยจำงาน บางทีหลายๆ อย่างก็ลืมไปหมด พอถึงเย็นก็ตกใจเลยว่าทำไมงานยังไม่คืบคืนหน้าสักที

แต่ถ้าเรามีตัวช่วยที่ดีนะ ทุกอย่างจะเปลี่ยนไปเลย วันนี้ผมเลยจะมาแชร์รายชื่อแอปและเครื่องมือที่หลายคนบอกว่าเป็น best productivity เลยก็ว่าได้ ช่วยให้การทำงานระยะไกลของเราลื่นไหลขึ้นมาก

มาดูกันก่อนว่าทำไมคน Remote Work ถึงต้องมีแอปช่วยจำ

ลองคิดดูสิครับ ปกติเวลาเรานั่งทำงานออฟฟิศ เราจะมีสมาธิอยู่แล้วเพราะบรรยากาศมันชวนให้เราทำงาน แต่พออยู่บ้านเนี่ย ทั้งเตียงนุ่มๆ โซฟานั่งสบาย แถมตู้เย็นยังอยู่ใกล้ๆ มันก็เลยง่ายมากที่เราจะหลุดไปดูหนังหรือกินขนมจนงานค้าง

นี่เลยเป็นเหตุผลว่าทำไมเราถึงจำเป็นต้องหา best productivity tools มาช่วยจัดระเบียบความคิดและสร้างขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน เพื่อให้เราสามารถแยกเวลาพักผ่อนกับเวลาทำงานออกจากกันได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

ตัวเลือกแรกที่วงการ Remote ยกให้เป็น Best Productivity

พูดถึงการจัดการงานเป็นทีม หลายคนคงนึกถึง Notion กันเป็นอันดับแรกๆ เลยใช่ไหมครับ? แอปนี้จะแบ่งเป็นพื้นที่ๆ (Workspace) ให้เราจัดเก็บข้อมูลได้เยอะมาก ทั้งโน้ต ลิงก์ รูปภาพ หรือแม้แต่ตารางงานคานบ้าน (Kanban) ก็ทำได้เลย

จากที่ลองใช้มา มันเหมือนกับกระดานว่างเปล่าที่เราสามารถวาดหรือจัดวางทุกอย่างที่อยู่ในหัวลงไปได้เลยครับ ไม่ต้องกังวลเรื่องความจำ ไม่่ว่าจะเป็นโปรเจกต์เล็กๆ หรือการวางแผนงานใหญ่ๆ ของทั้งทีม ก็จัดการได้ง่ายหมดเลย

สารพัดงานที่ต้องจัดการ มีแอปนี้ปั่นจบ

แต่ถ้าใครชอบความเป็นระบบแบบลิสต์เป็นก้อนๆ ผมแนะนำให้ลอง Trello ดูครับ มันใช้ระบบเดียวกับการเอากระดาษโน้ตมาแปะบนกระดาน สามารถลากย้ายการ์ดงานต่างๆ ได้ตามใจชอบเลย จะแบ่งเป็นสถานะ “ยังไม่ได้ทำ”, “กำลังทำ” หรือ “ทำเสร็จแล้ว” ก็ง่ายมากและ

ส่วนตัวผมว่ามันเป็นหนึ่งใน best productivity apps ที่ทีมเล็กๆ ถึงขนาดกลางควรลองใช้นะ เพราะมันไม่ซับซ้อนมาก ใครๆ ก็เข้าใจวิธีการทำงานของมันได้ไว ไม่ต้องนั่งเปิดอบรมยาวๆ เลย

สื่อสารกับทีมให้เข้าใจ งานไม่สะดุด

อีกเรื่องที่สำคัญมากเลยสำหรับการทำงานทางไกลก็คือการคุยกันครับ เราไม่สามารถเดินไปกดไหล่เพื่อนถามงานได้แล้ว ดังนั้นแอปอย่าง Slack หรือ Discord เลยเข้ามามีบทบาทสำคัญในการแชทของบริษัทต่างๆ

ดีลงไปกว่านั้น ตอนนี้การโทรหรือมีประชุมแบบเห็นหน้าก็ทำได้ง่ายขึ้นเยอะมากครับ Zoom หรือ Google Meet เป็นตัวเลือกยอดนิยมเลย บางทีการส่งข้อความไปเป็นสิบข้อความ อาจจะสู้การอัดวิดีโอสั้นๆ หรือคุยแบบเห็นหน้ากันสั้นๆ 5 นาทีไม่ได้เลยนะ

ของใกล้ตัวที่คน Remote Work ควรลงทุนซื้อ (Pro Tips)

นอกจากแอปแล้ว อุปกรณ์ที่เราใช้งานก็สำคัญมากๆ เช่นกันนะครับ เพราะมันส่งผมตรงกับประสิทธิภาพของเราได้ ลองดูสิว่าคุณมีของพวกนี้หรือยัง?

• หูฟังตัดเสียงรบกวน (Noise-Cancelling Headphones): เช่นรุ่นของ Sony WH-1000XM5 หรือ AirPods Pro 2 สักตัว รับรองเลยว่าพอสวมใส่แล้วเสียงนอกบ้านจะหายไปแบบหมดจด ตั้งใจทำงานได้แบบ 100% เลยครับ
• โต๊ะทานข้าวพับเก็บได้หรือโต๊ะทำงานเล็กๆ: ถ้าใครนั่งทำงานตามเตียงหรือโซฟา การมีโต๊ะไม้แบบไม้ธรรมดาหรือโต๊ะปรับระดับจะช่วยเซฟหลังคุณได้มากเลย น่าประทับใจมาก
• แท่นวางโน้ตบุ๊คเครื่องทำความเย็น: ช่วยให้เครื่องไม่ร้อนจัดและยังปรับระดับจอให้สูงขึ้นมาดูสบายตามากขึ้นด้วยครับ

มาดูคำถามยอดฮิตที่หลายคนมักถามกันบ่อยๆ กันดีกว่า

หลายคนที่เพิ่งเริ่มทำงานแบบนี้อาจจะมีข้อสงสัยอยู่บ้าง เดี๋ยวเรามาเคลียร์กันให้เรียบร้อนเลยครับ

โหลดแอปเยอะไป แล้วจะเละเทะไหม?

บอกตรงๆ ว่าถ้าโหลดมาทีเดียวตั้งหลายตัวแล้วไม่ได้ใช้ มันจะกลายเป็นภาระแทนครับ แนะนำว่าให้เริ่มจากแอปทำสิ่งเดียวก่อน เช่น ลองใช้ Trello จัดการงานดูก่อน พอเริ่มเข้าท่าค่อยหาตัวอื่นเพิ่มมาเป็นตัวเสริมดีกว่า

พวกแอปพวกนี้ฟรีไหม? ต้องจ่ายตังค์มั้ย?

แอปที่ผมเอามาแนะนำส่วนใหญ่จะมีแบบฟรีให้ใช้งานได้เลยนะครับ แต่ก็จะมีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น จำกัดขนาดไฟล์หรือจำนวนโปรเจกต์ ถ้าเป็นทีมใหญ่ๆ ก็อาจจะต้องเสียตังค์สมัครแบบจ่ายรายเดือนเพื่อปลดล็อกฟีเจอร์เพิ่มเติมกันนิดหน่อยครับ

ใช้แอปแล้วมันจะช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นจริงเหรอ?

รับรองว่าได้ครับ การมีระบบช่วยจำและจัดระเบียบความคิดที่ดี จะช่วยลดเวลาที่เราต้องนั่งนับว่า “เอ๊ะ งานนี้ทำไปหรือยังนะ” ได้เยอะเลย มันเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างพื้นที่ทำงานที่เป็น best productivity ให้กับตัวเราเองอย่างแท้จริงครับ

สุดท้ายนี้ อยากบอกว่าไม่มีสูตรตายตัวครับ แอปที่เพื่อนคนนึงบอกว่าดีแบบสุดๆ อาจจะไม่เหมาะกับสไตล์การทำงานของเราก็ได้นะ ลองเลือกมาสัก 1-2 ตัวที่คิดว่าเข้าทางแล้วลองเล่นดูสักสัปดาห์ รับรองว่าคุณจะหาวิธีทำงานที่ลื่นไหลที่สุดสำหรับตัวคุณเองเองได้แน่นอนครับ