Best Productivity แอปที่ Remote Worker ควรมี ลองมาแล้วบอกเลยว่าคุ้ม

ผมทำงาน remote มาสามปีกว่าแล้ว บอกตรงๆ เลยว่าช่วงแรกโกลาหลสุดๆ งานอยู่ในเมล งานอยู่ในไลน์ งานอยู่ในหัว สุดท้ายก็ลืมไปงานนึงเป็นประจำ จนได้เจอ best productivity tools ที่เปลี่ยนชีวิตการทำงานจากที่บ้านไปเลยครับ

ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาเดียวกัน งานเยอะ สมาธิหลุด ทีมตามงานลำบาก บทความนี้รวมแอปที่ผมและทีมใช้จริงมาเรียงให้แล้ว มาดูกันเลยนะ

1. จัดการงานและ To-Do List

หัวใจของการทำงาน remote คือต้องรู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง ก่อนจะเริ่มอะไร ผมแนะนำให้เริ่มจากตัวจัดงานก่อนเป็นอันดับแรกเลย

Notion คือตัวที่ผมใช้เป็นหลัก เพราะเอาไว้ทั้งจดบันทึก ทำ checklist และแชร์ wiki ของทีมได้ในที่เดียว ยิ่งทีมใหญ่ยิ่งคุ้ม จริงๆ มันเหมือนสมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับแต่งได้ทุกอย่างเลยน่า

Todoist เหมาะกับคนที่อยากได้อะไรเรียบง่าย พิมพ์งาน ติ้กเสร็จ จบ เบา ไม่งง แล้วก็มีระบบเตือนวันที่ต้องส่งงานให้ด้วย ใครเป็นสายขี้ลืมต้องมีเลยครับ

Trello ใช้ระบบบอร์ดการ์ด ลากการ์ดจาก To Do ไป Doing ไป Done เห็นภาพรวมของโปรเจกต์ชัดเจนมาก ทีมเล็กๆ ใช้ฟรีก็พอแล้ว

2. สื่อสารกับทีมให้เนียน

ทำงานที่บ้านปัญหาใหญ่คือคุยกันไม่ตรงกัน ข้อความตกหล่น ประชุมเพี้ยน มาดูตัวช่วยกันครับ

Slack แยกห้องแชทตามหัวข้อได้ หาข้อความเก่าย้อนหลังง่ายมากและ แทนที่จะต้องสกรอลไลน์กลุ่มที่คุยปนกันมั่ว ผมว่าตรงนี้แหละที่ทำให้ best productivity เกิดขึ้นจริงๆ กับทีมผม

Zoom กับ Google Meet ก็ยังจำเป็นอยู่สำหรับประชุมสัปดาห์ละครั้ง แต่เคล็ดลับคืออย่าประชุมเกินจำเป็นนะ ประชุมเยอะงานไม่ไหวแน่นอน

Loom ตัวนี้เจ๋งมาก อัดวิดีโอหน้าจอส่งให้เพื่อนร่วมงานดูแทนการประชุม ลดเวลาเมาท์ติ้งไปได้เยอะเลย

3. โฟกัสและจัดเวลา

ทีนี้มาถึงตัวการที่ทำให้ best productivity ต่างกันคนละเรื่องเลย นั่นคือสมาธิครับ ที่บ้านมีทั้งตู้เย็น โซฟา และ Netflix รออยู่ ลองใช้พวกนี้ดูสิ

Forest ปลูกต้นไม้ในแอป ถ้าหยุดไปเล่นมือถือ ต้นไม้จะตาย ฟังดูง่ายแต่ได้ผลจริง ผมเองก็เคยเจอ ตอนแรกคิดว่าจะไม่เวิร์กหรอ สุดท้ายก็ทำงานเสร็จเร็วขึ้นเยอะ

Pomofocus เทคนิค Pomodoro ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที เหมาะกับคนที่เบื่อง่าย แถมใช้ฟรีในเว็บเลย ไม่ต้องติดตั้งอะไรให้วุ่นวาย

RescueTime ตัวนี้จะเก็บสถิติว่าเราเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง เปิดดูรายงานแล้วตกใจเลยครับ เวลาหายไปกับโซเชียลเยอะกว่าที่คิดมาก

4. เก็บไฟล์และทำงานร่วมกัน

งานเอกสารที่กระจัดกระจายหาไม่เจอก็ทำลาย productivity เหมือนกันนะ ต้องจัดระเบียบสักหน่อย

Google Drive เก็บไฟล์บนคลาวด์แชร์ให้ทีมแก้ไขพร้อมกันได้เลย ฟรีก็ได้พื้นที่พอสมควร

Dropbox ซิงก์ไฟล์เร็วและเสถียรมาก ใครทำงานไฟล์ใหญ่ๆ อย่างวิดีโอหรืองานออกแบบ แนะนำเลยครับ

Google Docs คือของต้องมี ทีมแก้ไฟล์เดียวกันพร้อมกันได้ เห็นว่าใครแก้อะไรตรงไหน ไม่ต้องส่งไฟล์กลับไปกลับมาให้เป็นงูเห่า

Things You Need: อุปกรณ์ที่ช่วยได้จริง

นอกจากแอปแล้ว ของบางอย่างก็ซื้อแล้วคุ้มมาก มาดูกันครับ

อันดับแรกคือ หูฟังตัดเสียงรบกวน แบบ Sony WH-1000XM5 หรือรุ่นเก่ากว่าก็ได้ ใส่แล้วโลกเงียบไปเลย โฟกัสเข้าไปอีกหลายเท่า

เมาส์และคีย์บอร์ดไร้สาย อย่าง Logitech MX Keys กับ MX Master ใช้สลับหลายเครื่องได้ ประหยัดเวลาไม่ต้องลุกไล่หาสาย

สุดท้ายคือ โต๊ะยืนทำงานปรับระดับได้ นั่งนานๆ ปวดหลังแน่นอน ยืนสลับนั่งช่วยให้ทนทำงานได้ทั้งวันเลยครับ

คำถามที่คนถามบ่อย

ควรเริ่มจากแอปไหนก่อนดี?

แนะนำเริ่มจากตัวจัดการงานก่อนครับ อย่าง Todoist หรือ Notion เลือกอันเดียวพอ อย่าโหลดทีเดียวสิบแอปเลย เดี๋ยวจะกลายเป็นเสียเวลาจัดการแอปแทนงานนะ

แอปพวกนี้ต้องเสียเงินไหม?

ส่วนใหญ่มีเวอร์ชันฟรีที่ใช้ได้ดีอยู่แล้วครับ ทีมเล็กๆ ไม่เกินห้าคน ฟรีก็พอ ถ้าเป็นบริษัทค่อยพิจารณาแพ็กเกจจ่ายเพิ่มก็ได้

ใช้หลายแอปพร้อมกันจะงงไหม?

จะครับ ถ้าเยอะเกินไป เคล็ดลับคือเลือกให้ครบสามหน้าที่ คือจัดงาน คุยกับทีม และเก็บไฟล์ อย่างละตัวก็พอแล้ว

เทคนิค Pomodoro ใช้แล้วได้ผลจริงเหรอ?

กับผมได้ผลมากครับ เพราะรู้ว่าต้องโฟกัสแค่ 25 นาที สมองจะไม่เหนื่อยเร็ว แต่ลองปรับเป็น 50 นาทีก็ได้ถ้าเข้าโซนง่าย

Remote work ควรมีกติกาอะไรกับทีมบ้าง?

ตกลงเวลาตอบข้อความให้ชัดเจนครับ อย่าคาดหวังให้ใครออนไลน์ 24 ชั่วโมง มีการประชุมสั้นๆ ทุกเช้าก็ช่วยให้ทุกคนรู้ภาพรวมเหมือนกัน

ส่วนตัวผมมองว่า best productivity ไม่ได้แปลว่าทำงานหนักขึ้น แต่คือทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นต่างหาก เริ่มจากแอปเดียวที่คิดว่าตอบโจทย์ที่สุด ใช้ไปสองสัปดาห์ แล้วค่อยเพิ่มทีละตัวดีกว่า ลองดูสิ อาจได้เวลาพักเยอะขึ้นแบบที่ไม่คิดมาก่อนก็ได้นะครับ