จัดประเภทเอกสารอัตโนมัติด้วย n8n เช็คความมั่นใจก่อน ไม่ต้องกลัวมันจะจัดผิด

เพื่อนผมชื่อไมค์ ร้านเล็กๆ ทำธุรกิจส่วนตัว มีโฟลเดอร์เดียวในคอมที่รวมทุกอย่างไว้ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา แถมยังมีใบส่งของที่ลูกน้อยถ่ายรูปจากมือถือมาด้วย ปนกันมั่วไปหมดเหมือนลิ้นชักเก็บของที่ไม่เคยจัดเลยครับ

เขาอยากให้ระบบจัดให้อัตโนมัติ แต่กลัวนิดหน่อย ประโยคที่เขาพูดจำได้แม่นมาก “ถ้ามันจัดผิดแล้วเราไม่รู้ตัวเลยล่ะ ทำยังไง” ผมว่านี่แหละโจทย์แท้จริงของการทำ จัดประเภทเอกสาร อัตโนมัติ เพราะปกติระบบจะตอบกลับมาแค่ชื่อหมวดหมู่ แต่ไม่บอกเลยว่ามันมั่นใจแค่ไหน เหมือนถามเพื่อนว่าร้านนี้อร่อยไหม เขาตอบ “อร่อย” แต่ไม่รู้ว่าเขากินเองหรือเดาจากรูป ฮ่าๆ

งั้นเดี๋ยวผมเล่าวิธีที่ผมทำให้ไมค์ ซึ่งใช้ n8n เป็นตัวเดินเรื่อง แล้วได้ทั้งชื่อหมวดหมู่กับคะแนนความมั่นใจมาในครั้งเดียว ตัวไหนไม่แน่ใจก็ส่งไปหาคนก่อน ง่ายๆ แบบนี้เลยครับ

ปัญหาของการจัดประเภทเอกสารแบบเดิมๆ คืออะไร

สมมติเราเอา PDF ใบแจ้งหนี้ไปให้ระบบจัด มันตอบกลับมาว่า “ใบแจ้งหนี้” จบ แต่คำถามคือ มันแน่ใจแค่ไหน ถ้าเป็นเอกสารจริงๆ เรียกสวยๆ เป็นไฟล์ชัดๆ มันอาจจะแม่น 90% แต่ถ้าเป็นรูปถ่ายจากมือถือ มุมเอียง แสงสะท้อน เหมือนถ่ายรูปน้องแมวตอนมันวิ่ง มันอาจจะเดาลอยๆ ก็ได้

อันตรายตรงที่เราไม่มีทางรู้ เพราะคำตอบหน้าตาเหมือนกันหมด ครั้งนึงไมค์เคยเจอใบส่งของถูกจัดเป็นใบเสร็จเงินเดือนไปเลย ตกใจเลยครับ ปุ๊บโอเคถ้าแค่จัดผิดโฟลเดอร์ แต่ถ้าผิดไปถึงแผนกบัญชีล่ะ งานเข้าแน่นอน

เหมือนไปซื้อชาเย็นร้านป๊อบหนึ่ง คนขายชงสดๆ หน้าเรา กับร้านที่ชงมาวางไว้ตั้งแต่เช้า รสเหมือนกันเป๊ะ แต่ความสดไม่เท่ากัน ระบบก็เหมือนกัน เราต้องรู้ว่าคำตอบนั้น “สด” หรือ “ตั้งแต่เช้า” ครับ

วิธีที่ผมทำ ใช้ n8n กับคะแนนความมั่นใจ

โครงทั้งหมดมีสามช่วงง่ายๆ ครับ เดี๋ยวไล่ทีละอัน

ช่วงแรก รับไฟล์ผ่านฟอร์ม ทำฟอร์มบน n8n เอาไว้หย่อนไฟล์ PDF ภาพ PNG หรือ JPEG ทีมไมค์แค่เปิดลิงก์ เอาไฟล์โยนเข้าไป จบ เหมือนหย่อนเหรียญลงตู้ขายน้ำเลยครับ

ช่วงสอง จัดประเภทเอกสารพร้อมคะแนนมาในครั้งเดียว อันนี้คือหัวใจเลย ผมใช้ตัวดึงข้อมูลที่ตอบกลับมาสองอย่างพร้อมกัน คือชื่อประเภทเอกสาร (ถ้ามันตัดสินใจไม่ได้จะส่งมาเป็นค่าว่างเลย ไม่เดาลอย) กับคะแนนความมั่นใจตั้งแต่ 0 ถึง 1 ข้อดีคือไม่ต้องเรียกโมเดลรอบสอง ไม่เสียเวลารอเพิ่ม และไม่เสียเงินเพิ่มด้วย คุ้มมากครับ

ช่วงสาม เช็คด้วยโหนด IF ตัวเดียว เงื่อนไขมีแค่ว่า ถ้าประเภทเป็นค่าว่าง หรือคะแนนความมั่นใจต่ำกว่า 0.5 ให้จับตัวนี้ส่งเข้า Slack ให้คนเปิดดูก่อน ส่วนที่เหลือไหลต่อไปตามกระบวนการปกติ ไม่ต้องเขียนโค้ดยาวๆ เลยครับ IF ตัวเดียวจบ

ของที่ต้องมีก่อนเริ่ม (Pro Tips)

ถ้าใครอยากลองทำตาม ของที่ผมใช้จริงมีไม่กี่อย่างครับ

อย่างแรกคือ n8n ใช้เวอร์ชันคลาวด์ที่เขาโฮสต์ให้ก็ได้ หรือจะรันเองบนเครื่องก็ได้ สำหรับมือใหม่แนะนำแบบคลาวด์เลย เปิดมาใช้ได้เลยไม่ต้องตั้งค่าเยอะ

อย่างที่สองคือ Slack สำหรับเป็นที่รับเอกสารที่ระบบไม่แน่ใจ ทำแชนแนลไว้หนึ่งห้องชื่อว่า “รอตรวจ” ก็พอ ทีมเห็นเข้ามาก็กดดูไฟล์แล้วจัดเองได้เลย

อย่างสามคือตัวดึงข้อมูลจากเอกสารที่คืนทั้งประเภทกับคะแนนในครั้งเดียว ของแบบนี้มีให้เลือกหลายเจ้า ลองหาดูว่าตัวไหนรองรับภาษาไทยด้วยถ้าเอกสารส่วนใหญ่เป็นไทย จะได้แม่นขึ้นเยอะครับ

ส่วนฮาร์ดแวร์นี่ไม่ต้องซื้ออะไรเพิ่มเลย คอมเครื่องเดิมหรือแม้แต่มือถือก็ทำงานผ่านเว็บได้สบายๆ เพราะงานหนักๆ อยู่บนคลาวด์หมดแล้ว

ใช้จริงแล้วเป็นยังไง ผมมาเล่าให้ฟัง

จากที่ลองมาสองเดือนกับธุรกิจของไมค์ ผลออกมาน่าประทับใจมากครับ เอกสารที่เป็นไฟล์ชัดๆ ประมาณแปดสิบกว่าเปอร์เซ็นต์ไหลผ่านไปเองโดยไม่ต้องแตะเลย เหลือแค่ก้อนที่มันไม่แน่ใจ ส่วนใหญ่เป็นรูปถ่ายมือถือคุณภาพต่ำ ที่คนเห็นปุ๊บก็จัดเองจบในไม่กี่วินาที

เวลาที่ประหยัดได้คิดเป็นชั่วโมงต่อสัปดาห์แน่นอน คุ้มค่าแบบจ่ายค่าชาเย็นไม่กี่แก้วแต่ได้ผลลัพธ์ระดับจ้างคนมานั่งคัดไฟล์เลยครับ ที่ชอบที่สุดคือไมค์หายกังวลเรื่องระบบจัดผิดเงียบๆ เพราะตอนนี้มีตัวกรองตรวจสอบก่อนส่งต่อเสมอ ฟินสุดๆ ไปเลย

อีกอย่างที่เก็ทมากคือ คะแนนความมั่นใจช่วยเราเห็นว่าเอกสารแบบไหนที่ระบบทำได้ดี แบบไหนที่ต้องคนช่วย รู้ตัวตามจริงแบบนี้ดีกว่าเดาเอาลอยๆ ครับ

คำถามที่คนถามบ่อย

ถ้าไม่มีทีมให้ดูแชนแนล Slack ตลอดเวลา จะเอาเอกสารที่ระบบไม่แน่ใจไว้ยังไงดี

ตั้งเวลาเช็กวันละหนึ่งหรือสองรอบก็พอครับ เพราะเอกสารที่ระบบไม่แน่ใจมีไม่เยอะ ส่วนใหญ่ไม่เกินสองสิบเปอร์เซ็นต์ของทั้งหมด ใช้เวลาดูแค่ไม่กี่นาทีต่อวันเอง

เลขคะแนนความมั่นใจ 0.5 ที่ตั้งเอาไว้ มาจากไหน ปรับได้ไหม

ตั้งเอาเบื้องต้นก่อนครับ ถ้าอยากให้ระบบเข้มงวดขึ้นก็เปลี่ยนเป็น 0.7 ได้เลย แต่ต้องแลกกับคนต้องตรวจเยอะขึ้น ผมแนะนำให้ลองดูสักหนึ่งสัปดาห์แล้วค่อยปรับให้เข้ากับงานจริงของตัวเองครับ

ใช้กับเอกสารภาษาไทยได้จริงไหม

ได้ครับ แต่แม่นขึ้นอยู่กับคุณภาพไฟล์ด้วย ไฟล์ PDF ที่มีข้อความเป็นระเบียบจะแม่นกว่ารูปถ่ายจากมือถือที่แสงน้อยๆ เยอะ ถ้าเอกสารไหนมันไม่แน่ใจ มันก็จะส่งเข้าคิวให้คนดูเองอยู่แล้ว ไม่ต้องกังวลไปครับ

ไม่ถนัดเขียนโค้ดเลย ทำตามได้ไหม

ทำได้ครับ เพราะทั้งไหล่งานนี้แทบไม่ต้องเขียนโค้ดเลย ตั้งฟอร์ม เรียกตัวดึงข้อมูล แล้วใช้โหนด IF เช็คเงื่อนไขตัวเดียวจบ ถ้าเคยใช้ n8n มาก่อนแม้นิดหน่อยก็น่าจะไหวครับ

ค่าใช้จ่ายต่อเดือนประมาณเท่าไหร่

แล้วแต่แพ็กเกจนะครับ สำหรับงานเล็กๆ แบบของไมค์ ค่าใช้จ่ายรวมๆ ต่ำกว่าค่ากาแฟสัปดาห์ละแก้วอีก เพราะเรียกตัวจัดประเภทเอกสารแค่รอบเดียวต่อไฟล์ ไม่มีรอบสองให้เปลืองเงินเพิ่มครับ

บอกตรงๆ ว่าถ้าใครมีงานเอกสารกองๆ รออยู่ ลองทำแบบนี้ดูสิครับ เริ่มจากโฟลเดอร์เดียวที่ปวดหัวที่สุดก่อน แล้วค่อยขยาย ดีกว่านั่งเห็นงานกองแบบนั้นทุกวันแน่นอนครับ