Best Productivity แอปยอดฮิตที่คนทำงานรีโมตต้องมี

ผมเริ่มทำงานรีโมตเมื่อสามปีก่อน ช่วงแรกบอกตรงๆ ว่าโกลาหลสุดๆ งานเด้งมาในแชทสิบกล่อง เมลทยอย ประชุมซ้อนประชุม ปรากฏว่าวันหนึ่งจบไปโดยไม่รู้ตัวว่าทำอะไรเสร็จบ้าง เหมือนวิ่งวนในสนามกีฬาอ่ะ ครบ 5 กม. แต่ไม่ถึงไหนสักที่

จนวันหนึ่งเพื่อนร่วมงานแนะแอปจัดการงานมาหนึ่งตัว ชีวิตเปลี่ยนไปเลยครับ จากนั้นผมก็เริ่มลองของใหม่ๆ จนได้ลิสต์ **best productivity** ที่จะเล่าให้ฟังวันนี้ เอาเฉพาะตัวที่ใช้จริงและได้ผลจริงนะ ไม่ใช่มั่วโหลดมาลองแล้วลบทิ้ง

1. จัดการงานและ To-Do List

หัวใจของคนทำงานที่บ้านคือรู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง ก่อนถึงเวลานอน ถ้าไม่มีตัวช่วยตรงนี้ สมองจะวุ่นตลอดเวลาเพราะกลัวลืมงาน ลองดูสิ สองตัวนี้เด่นสุด

Notion คือคู่หูของผมมาสองปีกว่าแล้ว จดบันทึก ทำ checklist เก็บไฟล์ประชุม อยู่ในที่เดียวจบ ทีมเล็กๆ ใช้ฟรีก็เพียงพอแล้ว ส่วน Todoist เหมาะกับคนที่ชอบของเบาๆ เร็วๆ เปิดมาพิมพ์งานเสร็จติ๊กดับมัน เสียงเตือนคมมาก ไม่เคยหลุดงานสำคัญเลยครับ

2. ประชุมออนไลน์และคุยทีม

ทีนี้มาดูเรื่องสื่อสารกันบ้าง เพราะทำงานรีโมตแล้วคุยกันไม่เคลียร์ งานพังได้ง่ายมาก ประสบการณ์ผมเลย

Slack แช่นิ่งกว่าแชททั่วไปเยอะ แยกห้องตามโปรเจกต์ หาข้อความเก่าเจอทันที ส่วน Zoom กับ Google Meet ยังเป็นที่ถูกใจสำหรับประชุม วิดีโอนิ่ง แชร์จอง่าย แนะนำเลยว่าประชุมควรมี agenda สั้นๆ ส่งมาก่อนเสมอ จะไม่เสียเวลากันเปล่า

เคล็ดลับที่ได้ผลจริงคือ เปิดกล้องไว้เวลาคุยเรื่องสำคัญนะ มีแต่เสียงกับเห็นหน้า ความเข้าใจต่างกันเยอะเลยครับ

3. โฟกัสและจัดการเวลา

ทำงานที่บ้านมีข้าวของล่อใจเยอะ ตู้เย็น โซฟา มือถือ ผมเคยเปิดมือถือดูแป๊บเดียว หายไปครึ่งชั่วโมง ตกใจเลยครับ ตัวช่วยโซนนี้เลยสำคัญมาก

Forest น่ารักและได้ผลจริง ปลูกต้นไม้ไว้ระหว่างทำงาน ถ้าหยุดไปเล่นมือถือ ต้นไม้ตาย ง่ายแต่เวิร์ก ส่วน Pomofocus ใช้เทคนิค Pomodoro ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที ใช้ฟรีบนเบราว์เซอร์เลย ไม่ต้องติดตั้งอะไรให้วุ่นวาย

ใครอยากลุ่นโฟกัสแบบมีเพลงบรรเลง ลอง Noisli ดูมั้ย เสียงฝนเสียงคาเฟ่ ช่วยให้จดจ่อได้ดีขึ้นเยอะเลย

4. จัดเก็บไฟล์และทำงานร่วมกัน

ไฟล์กระจัดกระจายเป็นปัญหาคลาสสิกของทีมรีโมต หาเอกสารเก่าไม่เจอ ส่งไฟล์ผิดเวอร์ชัน เคยเจอมากับตัวครับ

Google Drive กับ Dropbox ตอบโจทย์ตรงนี้ แชร์โฟลเดอร์ร่วมกับทีม แก้ไฟล์เดียวกันได้พร้อมกัน ไม่ต้องส่งไปมาอีก ถ้าทีมใช้งานเอกสารร่วมกันเยอะ Google Docs ทำงานแบบ real-time ได้เลย เห็นคนอื่นพิมพ์สดๆ สนุกด้วยแหละ

อีกตัวที่อยากแนะนำคือ Toggl Track สำหรับตามเวลาทำงาน รู้ว่าเวลาหายไปกับอะไรบ้าง ข้อมูลแบบนี้ช่วยให้ปรับตารางตัวเองได้แม่นขึ้นเยอะ

อุปกรณ์ที่ควรมีติดโต๊ะ (Pro Tips)

นอกจากแอปแล้ว ของบางอย่างก็ช่วยเรื่อง best productivity ได้เยอะเลยนะ ลองดูสิ

อย่างแรกคือ หูฟังตัดเสียงรบกวน แบบ Sony WH-1000XM5 หรือรุ่นเก่ากว่าก็ได้ ใส่แล้วโลกสงบทันที โฟกัสขึ้นจริงๆ ตัวที่สองคือ เมาส์และคีย์บอร์ดไร้สาย แบบ Logitech MX series ใช้สบายมือ ทำงานทั้งวันไม่เมื่อยเท่าเดิม สุดท้ายคือ จอมอนิเตอร์พอร์ตเทเบิล หรือจอจิ๋วมือถือ สำหรับวันที่อยากย้ายสนามไปทำงานที่คาเฟ่ จอใหญ่ช่วยได้มากกว่าที่คิดครับ

คำถามที่คนถามบ่อย

สุดท้ายแล้ว แอป best productivity ที่ดีที่สุดคือแอปที่เราใช้จริงทุกวันครับ ไม่ใช่ตัวที่ฟีเจอร์เยอะสุด เริ่มจากตัวเดียวก่อน ทำให้เป็นนิสัย แล้วค่อยเพิ่มทีหลัง แบบนี้ดีกว่าโหลดมาสิบตัวแล้วทิ้งไว้ดูตาย ลองดูสิครับ รับรองว่างานเบาลงกว่าที่คิดแน่นอน