เครื่องมือและแอปยอดฮิต ที่จะช่วยเพิ่ม best productivity ให้คนทำงานที่บ้าน

เช้าวันจันทร์มาแล้ว บอกตรงๆ ว่าการตื่นมาทำงานที่บ้าน (WFH) มันมีอานิสงส์มากจริงๆ เพราะไม่ต้องขับรถฝ่ารถติดสุวรรณภูมิ แต่หลายครั้งปัญหาที่ตามมาคือ เรามักจะไม่ค่อยมีสมาธิเท่าที่ควร บางวันก็แอบหลับตรงเก้าโมงเย็นไปเลย

บางครั้งงานก็เยอะจนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนดี ทำเอาเครียดและกินขนมไปเรื่อยๆ จนน้ำหนักเพิ่มตกใจเลย แต่หลังจากลองผิดลองถูกมานาน ผมว่าสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เราอยู่บ้านแล้วทำงานได้เร็วขึ้น ก็คือการมีเครื่องมือดีๆ ช่วยคุมและจัดระเบียบความคิดนั่นเอง

วันนี้ผมเลยรวบรวมแอปและเครื่องมือที่ใช้ทำงานจริงของทีม Remote ของเรา ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นตัวช่วยสร้าง best productivity ที่จะทำให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัยเลยครับ เดี๋ยวเรามาเริ่มกันเลย

มาดูแอปจัดการงานที่ช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้น

หัวใจสำคัญของการทำงานนอกออฟฟิศ คือเราต้องไม่ลืมงานที่ต้องส่งวันนี้หรือพรุ่งนี้ เพราะไม่มีเพื่อนนั่งมาเตือนหรือคุยเรื่องงานหน้างาน ทุกอย่างต้องพึ่งตัวเองและระบบดิจิทัลทั้งนั้น มาดูแอปฮิตที่คนใช้กันเยอะมากและเลย

1. Notion – คลังข้อมูลรวมทุกอย่างในจักรวาล

บอกตรงๆ ว่าตอนแรกเห็นหน้าตาแอปนี้แล้วมันดูซับซ้อนเกินไป รู้สึกปวดหัวมาก แต่พอได้ลองจับจริงและทำความเข้าใจนิดหน่อย มันกลายเป็นแอปที่ตอบโจทย์ที่สุดเลย เพราะคุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานส่วนตัวขึ้นมาได้เองแบบไร้ขีดจำกัดเลยล่ะ

จะทำ To-do list, เก็บบันทึกการประชุม, หรือทำตารางเวลาก็ทำได้ทุกอย่างในที่เดียวกันจริงๆ มันช่วยให้ทีมเราทำงานกันได้ประสานกลมกลืนขึ้นมากๆ เพราะทุกคนเข้าไปดูข้อมูลเดียวกันได้ตลอดเวลาเลยครับ

2. Trello – เหมือนกระดาษโน้ตติดแต่โคตรพัฒนาแล้ว

ใครที่ชอบความเรียบง่ายแบบมองเห็นภาพรวมเป็นระยะ แอปนี้เป็นตัวเลือกที่ดูเป็นมิตรสุดๆ ไปเลยค่ะ มันจะแบ่งงานออกเป็นคอลัมน์ๆ ให้คุณลากการ์ดงานไปมาได้ตามสถานะความคืบหน้า ของมันต้องมีนะ

เวลาเสร็จงานไหนก็ลากการ์ดนั้นไปฝั่งสีเขียวเต็มไปหมด มันทำให้เรารู้สึกดีและมีแรงบันดาลใจทำงานต่อเลย มั้ย เหมาะกับคนที่ต้องทำงานเป็นทีมที่ต้องติดตามความคืบหน้าบ่อยๆ มากๆ

แอปสื่อสารกับทีมที่ไม่ทำให้คุยมิด

การทำงานที่บ้านสิ่งที่หลายคนขาดคือการคุยกับเพื่อนร่วมงานเลย บางครั้งคุยกันทางข้อความแล้วงานเข้าใจผิดกันบ่อยยิ่งกว่าเดิม มีแอปดีๆ ช่วยให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่ายและเห็นตัวกันด้วยนะ

1. Slack – เปลี่ยนวงสนทนาธรรมดาให้เป็นออฟฟิศจริง

ใครทำงานสาย Remote หรือ Tech คงรู้จักแอปนี้ดีแน่นอน เพราะมันแบ่งห้องแชทแยกตามหัวข้อหรือโปรเจคได้ชัดเจนมากๆ ไม่ปะปนกันเลย ทีนี้มาดูตัวนี้กัน มันช่วยให้เราแนบไฟล์งานและคุยเรื่องงานได้รวดเร็วขึ้นมาก

แถมมันยังมีฟีเจอร์เรียกเพื่อนเข้ามาคุยสายตรง (Huddle) แบบไม่ต้องเสียเวลานัดหมายให้ยุ่งยากเลยด้วย คุยเสร็จก็กลับไปทำงานต่อได้ทันทีเลยครับ

2. Zoom – ยังคงเป็นขวัญใจการประชุมออนไลน์

ถึงแม้จะมีแอปใหม่ๆ ออกมาเยอะแยะมากมาย แต่ซูมก็ยังคงเป็นตัวเลือกแรกๆ สำหรับการประชุมทีมขนาดใหญ่ที่ต้องการความเสถียรภาพสูง เพราะภาพกับเสียงมันคมชัดและไม่ดรอปบ่อยเลยจริงๆ

การนัดประชุมแบบวางตารางล่วงหน้าก็ทำได้ง่ายมากและ เชื่อมต่อกับ Google Calendar ได้ดีด้วย ช่วยทำให้การประสานงานกันราบรื่นขึ้นเยอะมาก น่าประทับใจมากค่ะ

โปรเทคนิค: อุปกรณ์เสริมที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Gear & Gadgets)

นอกจากแอปดีๆ แล้ว การมีของใช้สักหน่อยก็ช่วยอัปเกรดความเร็วในการทำงานได้เยอะเลยนะ วันนี้เราเลยเอาเทคนิคส่วนตัวที่ทำให้เราได้ best productivity มาฝากกัน

• โน้ตบุ๊ก 2 จอ (Dual Monitor): บอกเลยว่ามันคือสวรรค์ การเปิดเอกสารอ้างอิงไว้จอหนึ่ง แล้วพิมพ์งานอีกจอนึง ช่วยลดเวลากดสลับหน้าต่างไปกลับแบบเหนื่อยๆ ไปได้เยอะจริงๆ ครับ
• คีย์บอร์ดกลไก (Mechanical Keyboard): การพิมพ์งานเอกสารยาวๆ นานๆ นิ้วจะเมื่อยมากกว่าปกติ แต่ถ้าได้คีย์บอร์ดแบบนี้มากด มันจะให้ความรู้สึกตอบสนองที่ดี พิมพ์เร็วขึ้นและไม่ค่อยเมื่อยเลย แถมเสียงพิมพ์ยังเพราะอีกด้วย (อย่างแบรนด์ Logitech หรือ Keychron ก็ใช้ดีเยี่ยม)
• หูฟังกันเสียง (Noise Cancelling Headphone): ของต้องมีเลยถ้าบ้านคุณมีเสียงนกร้อง หรือเสียงคนในบ้านดูทีวีดังลั่น ผมว่ารุ่น Sony WH-1000XM5 หรือพวก AirPods Pro ทำเอาโลกสงบลงได้ในพริบตา ทำให้เราดื่มด่ำกับงานได้แบบเต็มที่เลย

การลงทุนซื้ออุปกรณ์พวกนี้ ถือว่าคุ้มค่ามากๆ เพราะมันเป็นการลงทุนที่จะผลตอบแทนคืนมาในรูปแบบของเวลาที่ประหยัดขึ้นและความเครียดที่ลดน้อยลงด้วย มาดูแอปสุดท้ายกันต่อเลยครับ

เครื่องมือหยุดเวลาและเพิ่มสมาธิ (Time Tracking)

อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่หลายคนมองข้ามไปเลยก็คือ การรู้ว่าเวลาที่เรานั่งอยู่หน้าจอทั้งวัน เราได้ทำอะไรที่มันคุ้มค่าบ้างหรือเปล่า เพราะบางทีเราอาจจะหลงไปเปิดหน้าต่างสังคมโซเชียลโดยไม่รู้ตัวก็ได้นะ

1. Toggl Track – เก่งเรื่องจับเวลาทำงานยากๆ

ถ้าคุณเป็นคนทำงานแบบรับเหมาคิดเงินรายชั่วโมง หรือต้องการจำกัดเวลาทำโปรเจคไหน แอปนี้เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือ best productivity เลยก็ว่าได้ เพราะมันจับเวลางานได้ละเอียดมากๆ ครับ แค่กดเริ่มตอนทำงานและกดหยุดเมื่อเลิก ง่ายมากและ

สิ้นเดือนหรือสิ้นสัปดาห์ ระบบจะรวมรายงานสรุปว่าคุณใช้เวลาไปกับงานไหนมากที่สุด ทำให้เราปรับปรุงการทำงานในสัปดาห์ต่อไปได้ดีขึ้นจริงๆ ค่ะ

2. Forest – โฟกัสไปพร้อมกับปลูกต้นไม้

ถ้าการจับเวลาแบบเป็นทางการทำให้คุณเครียดหรือรู้สึกอึดอัด ลองเปลี่ยนบรรยากาศมาเล่นแอปแนวนี้ดูสิครับ ตอนเริ่มทำงานก็ตั้งเวลาไว้ แล้วระบบจะปลูกต้นไม้เสมือนจริงให้คุณเริ่มจากเมล็ดแรก

แต่ถ้าหากคุณเผลอไปหยิบมือถือขึ้นมาเล่นหรือเล่นเกมเสียก่อน ต้นไม้ของคุณจะตายทันทีเลย บอกตรงๆ ว่าวิธีนี้เห็นผลชนิดที่เรียกว่าหลอกจิตวิทยาตัวเองได้ดีมากๆ ทำให้เราไม่กล้าไปแตะโทรศัพท์เลยด้วยซ้ำ

บทสรุปจากประสบการณ์ตรง

ลองหมดแล้ว บอกเลยว่าไม่มีแอปหรือเครื่องมือตัวไหนที่จะสร้างปาฏิหาริย์ให้กับชีวิตคุณได้ในวันเดียวนะครับ ทุกอย่างต้องอาศัยความพยายามและการลองผิดลองถูกไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเจอสูตรลับที่เข้ากับสไตล์การทำงานของคุณเอง

แต่ถ้าคุณลองเอาเครื่องมือเหล่านี้ไปปรับใช้ดู ผมเชื่อว่าคุณจะต้องเจอวิธีที่ทำให้การทำงานที่บ้านมันง่ายและมีความสุขขึ้นแน่นอนครับ ขอให้ทุกคนสนุกกับการทำงานที่บ้านกันนะ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)