7 Best Productivity แอพ สำหรับคนทำงานยุค Work From Home

บอกตรงๆ ว่าการทำงานที่บ้านหรือ Work From Home ในช่วงแรกๆ เนี่ยมันเหมือนอยู่ในสวรรค์เลยครับ ตื่นมาสายหน่อย เดินไปทำงานในชุดนอน แถมยังนอนหลับตอนเที่ยงได้อีก แต่พออยู่ไปสักพัก ผมเองก็เริ่มรู้สึกว่ามันเริ่มวุ่นวายและสับสนจัง มีทั้งเรื่องงานที่ทำค้างไว้ เพื่อนร่วมงานส่งไฟล์มาทางไหนบ้างก็ไม่รู้ แถมบางครั้งยังมึนไปหมดว่าวันนี้ต้องทำอะไรก่อนหลัง

จริงดิ! การไม่มีขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างเวลาทำงานและเวลาพักผ่อนบนมือถือเนี่ยแหละ คือตัวการที่ทำให้เราทำงานได้ช้าลงอย่างมาก พอรู้ตัวอีกทีก็ตี 2 แล้ว งานยังไม่เสร็จเลยสักนิด ตกใจเลยครับ นั่นทำให้ผมต้องหันมาหาวิธีช่วยเหลือตัวเองสักที และสิ่งที่เข้ามาช่วยชีวิตได้เยอะมากจริงๆ ก็คือแอพพลิเคชันต่างๆ ที่เขาทำมาให้คนยุคใหม่ทำงานกันแบบชิลๆ

วันนี้ผมเลยจะมาเดินสายแชร์ประสบการณ์ พาไปดูเครื่องมือและแอพที่ใช่สำหรับการทำงานระยะไกล ซึ่งหลายๆ ตัวนี่ถือว่าเป็น best productivity เลยก็ว่าได้ ที่จะช่วยให้ตื่นเช้ามาแล้วไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับงานที่รกไปหมด ลองมาดูกันเลยดีกว่าว่ามีตัวไหนที่เหมาะกับสไตล์การทำงานของเราบ้างนะ

จัดการงานให้เป็นระบบ ตามไม่ให้พลาด

ปัญหาใหญ่ที่สุดของคนทำงานที่บ้านเลยก็คือการลืมครับ บางทีเพื่อนร่วมงานขอความช่วยเหลือผ่านไลน์ไป เราอ่านตอนเช้าแล้วชักช้าทำอย่างอื่นก่อน ที่สุดก็ลืมไปเลย แอพที่ใช้ทำ To-do list หรือจัดการโปรเจกต์เลยเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากเลยทีเดียว

ตัวที่อยากจะแนะนำเป็นอันดับแรกเลยก็คือ Notion ครับ บอกเลยว่าแอพนี้คือจอมเวทย์ตัวจริง! เราสามารถสร้างพื้นที่ทำงานส่วนตัวได้ไม่จำกัดเลย จะทำเป็นตารางงาน บันทึกการประชุม หรือทำเป็นฐานข้อมูลเล็กๆ ก็ทำได้หมด มันเลยกลายเป็นแอพที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับคนที่ชอบความยืดหยุ่น หลายคนบอกว่ามันใช้ยากหน่อยตอนเริ่มต้นจริงๆ แต่เชื่อเถอะครับว่าพอเข้าใจระบบแล้วนี่คือ best productivity เครื่องมือเลยก็ว่าได้

ถ้าใครรู้สึกว่า Notion มันใหญ่เกินไป อยากได้อะไรที่ดูง่ายกว่านั้นมากขึ้น ผมว่า Trello เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมากๆ ครับ มันใช้ระบบบอร์ดแบบ Kanban ที่เราจะลากการ์ดงานจากช่อง ‘To-do’ ไป ‘Doing’ แล้วจบที่ ‘Done’ เห็นๆ อยู่เลยว่างานเดินไปถึงไหนแล้ว ที่สำคัญคือมันมีแอพบนมือถือที่ใช้ง่ายและเร็วมากและ ดึงการ์ดงานเสร็จปุ๊บก็รู้สึกเหมือนทำอะไรสำเร็จไปหนึ่งอย่าง มันช่วยให้เราอยากทำงานต่อไปได้ดีเลยทีเดียว

คุยงานกับทีมให้เหมือนนั่งใกล้กัน

การทำงานทีมระยะไกลสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือการคุยกันให้เคลียร์ ไม่งั้นตีความหมายผิดกันไปคนละทิศลุงเลยครับ แต่โชคดีที่ตอนนี้แอพสำหรับทำงานสื่อสารมันช่างพัฒนาไปไกลมากจริงๆ

Slack คือแอพที่ผมว่าเกือบที่ทำงานยุคใหม่ต้องมีนะครับ มันเป็นเหมือนห้องแชทกลางของบริษัท ที่เราสามารถแบ่งแชแนลตามห้องหรือโปรเจกต์ได้เลย แถมเรายังแชร์ไฟล์ใหญ่ๆ ผ่านแอพนี้ได้สะดวกสบายมาก ที่ชอบที่สุดคือมันสามารถเชื่อมต่อกับ Google Drive หรือแอพอื่นๆ ได้ด้วย ทำให้เราไม่ต้องสลับแอพไปมาให้วุ่นวาย

ทีนี้มาดูตัวจบงานอย่าง Zoom หรือ Google Meet กันบ้าง คงไม่ต้องพูดถึงนะครับว่ามันสำคัญแค่ไหน แต่ที่อยากจะบอกคือ การมีแอพวิดีโอคอลที่เสียงชัดเจน ภาพไม่กระตุก มันช่วยลดความเครียดในการประชุมไปได้เยอะมากเลย บอกเลยว่าการเลือกใช้แอพที่เหมาะสมกับทีมนี่สำคัญมาก ไม่ใช่เรื่องเล็กเลยนะ

อีกหนึ่งตัวเสริมที่อยากแนะนำเป็นพิเศษเลยก็คือ Loom ครับ ถ้าใครยังไม่เคยใช้ลองหาดูสิ มันคือแอพที่ให้เราอัดหน้าจอพร้อมเสียงของเราไปพร้อมๆ กัน แล้วส่งให้เพื่อนร่วมงานดูแบบไม่ต้องนัดประชุม บางทีการพิมพ์อธิบายงานนี่ยากกว่าการพูดเยอะเลย การส่งคลิปวิดีโอสั้นๆ ไปให้เขาดูตามความสะดวกเลยกลายเป็นสิ่งที่ดีที่สุดในเวลาที่เราต้องการความรวดเร็ว

โฟกัสให้เป็น งานออกเร็ว

การอยู่บ้านเนี่ยมีสิ่งรบกวนการทำงานเยอะมากครับ ทั้งเสียงทีวี สัตว์เลี้ยงมากินข้าว หรือแม้แต่ความรู้สึกอยากเข้าไปดูข่าวสารบนโซเชียลมีเดีย เราเลยจำเป็นต้องมีตัวช่วยคุมสมาธิกันสักหน่อย ไม่งั้นบอกเลยว่าทำงานไม่เสร็จแน่นอน

เครื่องมือที่อยากจะเล่าให้ฟังเป็นอันดับแรกเลยก็คือเทคนิค Pomodoro ครับ ซึ่งหลักการมันก็คือการทำงานแบบเข้มข้น 25 นาที แล้วพัก 5 นาที แอพที่ใช้กันเยอะๆ ก็จะมี Focus To-Do หรือ Forest แบบนี้นะ แอพประเภทนี้เนี่ยแหละครับที่เป็นตัวช่วยทำให้เราเป็นคนทำงาน best productivity ได้สำเร็จในช่วงเวลาที่จำกัด ลองดูสิแล้วจะรู้ว่ามันได้ผลจริงๆ

อีกหนึ่งตัวยักษ์ใหญ่ที่ต้องพูดถึงเลยก็คือแอพที่เอาไว้บล็อกสิ่งรบกวนบนหน้าจออย่าง Cold Turkey หรือ Freedom ครับ มันจะล็อคไม่ให้เราเข้าเว็บที่ทำให้เสียสมาธิได้เลยในช่วงเวลาที่เรากำหนดเอาไว้ บางคนอาจจะมองว่ามันรุนแรงไปหน่อย แต่ถ้าคิดดีๆ แล้วบางทีเราก็ต้องขังตัวเองไว้เพื่อให้งานออกมาให้ทันเวลาเป็นดีกว่า มั้ยครับ

ทริคเด็ดและอุปกรณ์เสริมที่ต้องมีติดโต๊ะไว้

นอกจากแอพฯ ดีๆ แล้ว การทำงานให้คล่องตัวขึ้นนี่เราก็ต้องพึ่งพาอุปกรณ์เสริมสักนิดครับ ผมเองก็เคยลองผิดลองถูกมาแล้วกับของพวกนี้ วันนี้เลยรวบรวมมาฝากกันแบบไม่มีกั๊กเลย

หูฟังตัดเสียงรบกวน (Active Noise Cancelling) อันนี้คือของต้องมีเลยครับ! ถ้าบ้านคุณมีเสียงดังบ้างเล็กน้อย ไม่ว่าจะเป็นเสียงรถแตร เสียงหมาเห่า หรือเสียงพี่เมียสั่งให้กินข้าว ลองหาซื้อหูฟังตัดเสียงรบกวนมาใส่ดูสิ รับรองว่าโลกจะเงียบไปเลย สมาธิจะกลับมาทันที หลายยี่ห้อเลยครับทำออกมาได้ดีมากๆ

จอมอนิเตอร์หน้าจอแยก (External Monitor) การทำงานจอเดียวแบบโน้ตบุ๊กมันก็สะดวกดี แต่เชื่อเถอะครับว่าถ้าได้ลองทำงานกับจอแยกแล้วล่ะก็ คุณจะติดใจแน่นอน การลากหน้าต่างไปมาเพื่อดูข้อมูลทำได้สบายมาก ไม่ต้องสลับหน้าจอไปมาจนตาลายเลย หาซื้อได้ง่ายมากและราคาก็เอาอยู่

โต๊ะทำงานปรับระดับยืน-นั่ง (Standing Desk) การนั่งทำงานทั้งวันเนี่ยมันทรมานข้อเข่าและหลังมากครับ การมีโต๊ะที่ปรับระดับได้จะช่วยให้เราเปลี่ยนท่าทางได้บ่อยๆ บางทีก็ยืนทำงาน บางทีก็นั่งพัก มันช่วยให้เรือนร่างไม่เมื่อยล้าและทำงานได้นานขึ้นโดยไม่รู้สึกเพลียเลย

FAQ – คำถามที่คนถามบ่อยเวลาเลือกแอพทำงาน

Q: แอพที่แนะนำมาทั้งหมดนี้ต้องเสียเงินทุกตัวเลยหรือเปล่าคะ?

A: ไม่เลยครับ แอพที่ผมเล่าให้ฟังส่วนใหญ่จะมีเวอร์ชันฟรีให้ใช้งานกันก่อนเลย แต่ฟังก์ชันบางอย่างอาจจะจำกัดไปบ้าง ถ้าเป็นการใช้งานส่วนตัวหรือทีมเล็กๆ ก็ใช้ฟรีได้ครับ ไม่ต้องกังวลไปค่ะ

Q: ถ้าเพิ่งเริ่มทำงานระยะไกล ควรเริ่มจากแอพไหนก่อนดีคะ?

A: ผมแนะนำให้เริ่มจากแอพจดสิ่งที่ต้องทำก่อนเลยครับ เช่น Trello หรือ Notion พอเริ่มจัดระเบียบงานได้แล้ว ค่อยหาแอพคุยงานอย่าง Slack มาใช้ อย่าเพิ่งโหลดมาหมดเลย งง แน่นอนครับ!

Q: พกคอมพิวเตอร์ไปทำงานนอกสถานที่บ่อย แอพไหนเหมาะกับการใช้งานแบบนี้บ้าง?

A: กรณีนี้แนะนำแอพที่มี Mobile App หรือ Web app ที่ซิงค์กันได้แบบเรียลไทม์เลยครับ เพราะงานจะได้ไม่หายหรือไม่ตกหล่นไปไหน ตัวอย่างเช่น Notion กับ Google Workspace นี่ใช้ได้หมดเลยค่ะ สลับเครื่องทำงานยังไงก็สบาย

Q: กลัวว่าจะเสียสมาธิจากสังคมออนไลน์เวลาทำงานจัดๆ ต้องทำยังไงดีคะ?

A: ลองใช้เทคนิค Pomodoro ร่วมกับแอพบล็อกเว็บอย่าง Cold Turkey ดูสิครับ ตั้งเวลาทำงานไว้ 25 นาทีแล้วเปิดโหมดเข้มข้นทันที แบบนี้รับรองว่าหนีไม่พ้นแน่นอนค่ะ ลองดูเลยนะ